Begrippenlijst voor zzp’ers — alle vaktermen uitgelegd

Belasting over de toegevoegde waarde, ook wel omzetbelasting genoemd. Je rekent btw aan je klanten, draagt die af aan de Belastingdienst en trekt daar de btw op je zakelijke inkopen van af. De ontvangen btw is geen omzet — het is geld dat aan de Belastingdienst toebehoort.

Een regeling waarbij niet jij maar je afnemer de btw berekent en afdraagt. Dit speelt onder meer bij onderaanneming in de bouw en bij diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen. Op je factuur vermeld je het bedrag exclusief btw met de tekst 'btw verlegd' plus het btw-nummer van je klant.

De periodieke opgave waarin je aan de Belastingdienst doorgeeft hoeveel btw je hebt ontvangen en betaald. De meeste zzp'ers doen dit per kwartaal. Ook als je geen omzet had ben je verplicht aangifte te doen — een zogenoemde nulaangifte.

Het nummer dat begint met NL en dat je verplicht op al je facturen vermeldt. Het is losgekoppeld van je BSN en dus veilig om openbaar te delen met klanten en op je website. Verwar het niet met je omzetbelastingnummer, dat wél je BSN bevat.

Nederland kent drie btw-tarieven: het algemene tarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% voor een afgebakende lijst goederen en diensten, en het nultarief van 0% bij onder meer export buiten de EU. Bij twijfel geldt 21% als uitgangspunt.

Bepaalde diensten zijn wettelijk vrijgesteld van btw, zoals medische zorg, onderwijs en financiële dienstverlening. Je rekent dan geen btw, maar mag ook geen btw op je zakelijke inkopen terugvragen. Dit is iets anders dan de KOR, die voor alle branches geldt op basis van omzet.

De levering van goederen aan een btw-plichtige ondernemer in een ander EU-land. Onder voorwaarden mag je hierover het btw-tarief van 0% toepassen, mits je het btw-nummer van je klant controleert en de levering kunt aantonen.

Een vrijstellingsregeling voor ondernemers met een jaaromzet onder €20.000. Doe je mee, dan reken je geen btw aan klanten en hoef je geen btw-aangifte te doen — maar je kunt ook geen btw op je zakelijke inkopen terugvragen. Deelname is een keuze, geen verplichting.

Een bijzondere btw-regeling voor de handel in gebruikte goederen, kunst en antiek, waarbij je alleen btw betaalt over je winstmarge in plaats van over de volledige verkoopprijs.

Een btw-aangifte over een periode waarin je geen omzet had. Je bent ook dan verplicht aangifte te doen — sla je dat over, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Het is een van de meest gemaakte fouten bij startende zzp'ers.

Het nummer dat je uitsluitend gebruikt in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte. Voor eenmanszaken bevat dit nummer je BSN — deel het daarom nooit met klanten of leveranciers en zet het niet op je factuur.

Een factuur waarvan vaststaat dat de klant hem niet meer gaat betalen. Je mag de btw die je erover hebt afgedragen terugvragen — automatisch één jaar na het verstrijken van de betaaldatum, of eerder als de oninbaarheid al vaststaat, bijvoorbeeld bij faillissement.

Een Europees netwerk waarmee facturen als gestructureerd databestand automatisch van systeem naar systeem worden verstuurd. In Nederland is Peppol verplicht als je factureert aan de Rijksoverheid; voor gewone zakelijke klanten geldt die verplichting nog niet.

Een correctie op een eerder ingediende btw-aangifte waarin een fout zat. Ontdek je dat je te veel of te weinig btw hebt aangegeven, dan meld je dat via een suppletie. Doe dit zo snel mogelijk nadat je de fout ontdekt — uitstellen kan leiden tot een boete.

Zie 'Btw verlegd' — de regeling waarbij niet jij maar je zakelijke klant de btw aangeeft en afdraagt, gebruikelijk bij onderaanneming in de bouw en bij grensoverschrijdende B2B-diensten binnen de EU.

De btw die jij zelf betaalt over zakelijke inkopen en die je mag terugvragen van de Belastingdienst. Je verrekent die met de btw die je aan klanten hebt berekend — het verschil draag je af of krijg je terug. Gebruik je de KOR, dan kun je geen voorbelasting terugvragen.

Kosten die je maakt vóórdat je je officieel als ondernemer hebt ingeschreven, met het doel je onderneming op te starten. Denk aan een laptop, een website of advieskosten. Ze zijn in veel gevallen alsnog aftrekbaar — bewaar daarom alle bonnen vanaf het moment dat je serieus begint.

De situatie waarin je 5% of meer van de aandelen in een BV bezit. Inkomen uit een aanmerkelijk belang, zoals dividend, wordt belast in box 2 tegen een ander tarief dan winst uit onderneming in box 1.

Het over meerdere jaren spreiden van de kosten van een bedrijfsmiddel dat langer dan een jaar meegaat en boven een bepaald bedrag uitkomt. In plaats van het hele bedrag in één jaar af te trekken, neem je jaarlijks een deel als kosten op. Onder die grens mag je de aankoop in één keer aftrekken.

Uitgaven die je maakt voor je onderneming en die je van je winst mag aftrekken. Ze moeten een aantoonbaar zakelijk doel hebben en je moet ze kunnen onderbouwen met een factuur of bon. Sommige kosten zijn maar gedeeltelijk aftrekbaar, andere helemaal niet.

De rente die de Belastingdienst in rekening brengt als je te laat of te weinig belasting betaalt, bijvoorbeeld bij een naheffingsaanslag. Je voorkomt dit door tijdig een correcte voorlopige aanslag aan te vragen.

De situatie waarin je met je partner gezamenlijk aangifte inkomstenbelasting kunt doen en bepaalde aftrekposten en inkomensbestanddelen vrij kunt verdelen. Dit kan fiscaal voordelig zijn, afhankelijk van ieders inkomen.

Een regeling waarmee IB-ondernemers een deel van hun winst boekhoudkundig konden reserveren voor later, met uitstel van belastingheffing. De regeling is per 1 januari 2023 afgeschaft: nieuwe opbouw is niet meer mogelijk. Een bestaande reserve mag op de balans blijven staan en wordt afgewikkeld volgens het overgangsrecht.

Kortingen die direct van je berekende inkomstenbelasting worden afgetrokken — ze verlagen dus wat je betaalt, niet je inkomen. De belangrijkste zijn de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. Beide bouwen af naarmate je inkomen stijgt.

De belasting die je jaarlijks betaalt over je inkomen, waaronder je winst uit onderneming in box 1. Als zzp'er houdt niemand die belasting voor je in — je moet zelf reserveren en jaarlijks aangifte doen. Het tarief is progressief: over hogere inkomensdelen betaal je een hoger percentage.

Een extra aftrekpost voor ondernemers die in een jaar boven een bepaald bedrag investeren in bedrijfsmiddelen. De aftrek komt bovenop de gewone afschrijving. Bedragen en drempels verschillen per belastingjaar — controleer de actuele voorwaarden bij de Belastingdienst.

Het bedrag dat je in een jaar fiscaal aftrekbaar mag storten in een lijfrenteproduct voor je pensioenopbouw. Je berekent het op basis van je inkomen en eventuele pensioenopbouw elders. Sinds de afschaffing van de FOR is dit voor zzp'ers de belangrijkste route voor fiscaal vriendelijk pensioen sparen.

Een percentage van je winst dat automatisch belastingvrij blijft, berekend nadat de ondernemersaftrekken zijn toegepast. Je hoeft er niets voor aan te vragen en je hoeft niet aan het urencriterium te voldoen. Het percentage verschilt per belastingjaar.

Een extra aanslag die de Belastingdienst oplegt wanneer blijkt dat je te weinig belasting hebt betaald, bijvoorbeeld na een controle. Vaak gaat dit gepaard met belastingrente en eventueel een boete.

De verzamelnaam voor fiscale aftrekposten die alleen voor ondernemers gelden, waaronder de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de meewerkaftrek. Ze verlagen je belastbare winst en worden toegepast vóór de MKB-winstvrijstelling.

Kosten voor zakelijke lunches, diners, relatiegeschenken en recepties. Deze zijn beperkt aftrekbaar: je kiest tussen een drempelbedrag waarboven je mag aftrekken, of een vast percentage van het totaal. Welke methode gunstiger is hangt af van de hoogte van je kosten.

Een extra aftrekpost bovenop de zelfstandigenaftrek voor ondernemers die nog niet lang actief zijn. Je mag hem maximaal drie keer toepassen in de eerste vijf jaar van je onderneming, en alleen als je ook aan het urencriterium voldoet.

Het inkomen waar de Belastingdienst naar kijkt bij het bepalen van je recht op toeslagen. Voor zzp'ers is dat je belastbare winst — dus je winst ná zakelijke kosten, ondernemersaftrekken en de MKB-winstvrijstelling. Dat ligt aanzienlijk lager dan je omzet.

De eis dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteedt om recht te hebben op de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Naast declarabele uren tellen ook acquisitie, administratie, reistijd en bijscholing mee. Er geldt daarnaast een tweede eis: meer dan de helft van je totale werktijd moet naar je onderneming gaan.

De belasting over je vermogen boven een bepaald heffingsvrij bedrag, zoals spaargeld en beleggingen buiten je onderneming. Zakelijk vermogen in een eenmanszaak valt hier niet onder — dat wordt belast in box 1 als onderdeel van je winst.

De optelsom van je inkomen uit box 1, 2 en 3 samen, vóór aftrek van persoonsgebonden aftrekposten. Dit bedrag wordt onder meer gebruikt om je recht op toeslagen te bepalen.

Belasting die al eerder is ingehouden en die verrekend wordt met je uiteindelijke aanslag inkomstenbelasting, bijvoorbeeld loonheffing van een deeltijdbaan naast je zzp-werk.

Een schatting van je belasting over het lopende jaar, die je maandelijks betaalt of terugkrijgt. Voor zzp'ers voorkomt het een grote naheffing achteraf. Je kunt de aanslag gedurende het jaar aanpassen als je inkomen anders uitvalt dan verwacht.

Een maandelijkse teruggave van de Belastingdienst wanneer je verwacht recht te hebben op een belastingteruggave over het lopende jaar, bijvoorbeeld door hypotheekrenteaftrek. Dit is de tegenhanger van de voorlopige aanslag.

Een vast bedrag dat je van je winst mag aftrekken als je voldoet aan het urencriterium. Het bedrag wordt sinds enkele jaren stapsgewijs afgebouwd en verschilt per belastingjaar. Het is de basis waarop ook de startersaftrek wordt gestapeld.

Een inkomensafhankelijke bijdrage die je als zzp'er bovenop je inkomstenbelasting betaalt, berekend over je belastbare winst tot een jaarlijks vastgesteld maximum. Het komt via een aparte aanslag en wordt door veel zzp'ers vergeten bij het reserveren.

Een verzamelnaam die soms wordt gebruikt voor de combinatie van zelfstandigenaftrek, startersaftrek en MKB-winstvrijstelling — de belangrijkste fiscale voordelen specifiek voor zelfstandig ondernemers.

De periode waarbinnen je klant de factuur moet betalen, gerekend vanaf ontvangst. Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke standaardtermijn van 30 dagen. Grote bedrijven mogen zzp'ers en mkb'ers geen langere termijn dan 30 dagen opleggen.

Een korting die je aanbiedt aan klanten die sneller betalen dan de standaard betaaltermijn, bijvoorbeeld 2% korting bij betaling binnen 8 dagen. Niet verplicht, maar kan helpen om sneller aan je geld te komen.

Een document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je gebruikt het bij een fout bedrag, een verkeerd btw-tarief of een geannuleerde opdracht. Een verstuurde factuur mag je namelijk nooit aanpassen of verwijderen — de creditnota is de correcte route.

Een klant die nog geld aan jou verschuldigd is. Debiteurenbeheer is het proces van bijhouden, bewaken en opvolgen van openstaande facturen totdat ze betaald zijn. Zonder overzicht mis je momenten waarop je actie kunt ondernemen.

Een factuur voor een deel van een groter project, bijvoorbeeld bij oplevering in fasen. Je factureert dan meerdere keren tijdens het traject in plaats van één keer aan het einde.

De laatste factuur in een project waarbij eerder al deelfacturen of een voorschot in rekening zijn gebracht. Hierop verreken je het al gefactureerde bedrag met de totale opdrachtsom.

Een officieel document waarmee je betaling vraagt voor geleverde diensten of producten. Een factuur moet voldoen aan wettelijke eisen uit de btw-wetgeving — ontbreekt een verplicht onderdeel, dan is de factuur formeel ongeldig en kan je klant de btw niet aftrekken.

Een uniek nummer dat elke factuur krijgt, in een doorlopende en oplopende reeks. Je bepaalt zelf het formaat, maar je mag geen nummers overslaan zonder verklaring — een gat in de reeks kan bij een belastingcontrole vragen oproepen.

Een vriendelijk verzoek aan een klant om een openstaande factuur alsnog te betalen, vaak de eerste stap vóór een formele aanmaning. Een herinnering heeft geen wettelijke status zoals een aanmaning dat wel heeft bij particuliere klanten.

Een wettelijk vastgestelde vergoeding voor de moeite die je maakt om een onbetaalde factuur alsnog geïnd te krijgen. De hoogte volgt een degressieve staffel met een wettelijk minimum en maximum. Je mag ze naast de wettelijke rente in rekening brengen.

Niet te verwarren met de btw-KOR — dit begrip komt soms voor bij het inhuren van personeel, maar is voor de meeste zzp'ers zonder personeel niet van toepassing.

Een vrijblijvend aanbod waarin je beschrijft wat je gaat leveren, tegen welke prijs en binnen welke termijn. Anders dan bij een factuur gelden er geen wettelijke inhoudseisen. Vermeld altijd een geldigheidstermijn, anders kan een klant maanden later nog aanspraak maken op een verouderde prijs.

Een document dat lijkt op een factuur maar geen betalingsverplichting schept — het dient als indicatie van kosten, bijvoorbeeld bij invoer of bij een aanbetaling. Een pro forma factuur telt niet mee als officiële factuur voor de btw-administratie.

De juridische status waarin je klant verkeert zodra hij te laat is met betalen volgens de geldende regels. Bij zakelijke klanten treedt verzuim automatisch in zodra de betaaltermijn is verstreken. Bij particulieren moet je eerst een aanmaning met extra termijn sturen.

De wettelijk verplichte laatste aanmaning aan een particuliere klant voordat je incassokosten mag rekenen. Je geeft daarin nog minimaal 14 dagen om kosteloos te betalen en vermeldt het exacte bedrag aan incassokosten dat anders verschuldigd wordt. Klopt de brief niet, dan kan een rechter de incassokosten afwijzen.

De rente die je mag rekenen als een klant te laat betaalt, zonder dat je dit vooraf hoeft af te spreken. Er gelden twee tarieven: een hoger tarief voor zakelijke klanten en een lager tarief voor particulieren. Beide worden halfjaarlijks opnieuw vastgesteld.

Het geheel aan gegevens en documenten waarmee je vastlegt wat er in je onderneming gebeurt — van facturen en bonnen tot contracten en urenregistratie. Boekhouden is daar een onderdeel van en richt zich specifiek op de financiële transacties. Een correcte administratie is wettelijk verplicht.

Een overzicht van je bezittingen (activa) en schulden plus eigen vermogen (passiva) op een specifiek moment, meestal het einde van het boekjaar. De balans laat zien wat je onderneming waard is, los van de winst die je in dat jaar hebt gemaakt.

Een goed dat je langer dan een jaar gebruikt binnen je onderneming, zoals een laptop, gereedschap of een auto. Boven een bepaald aankoopbedrag schrijf je een bedrijfsmiddel af in plaats van het in één keer als kosten te boeken.

De wettelijke verplichting om je administratie zeven jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Voor gegevens over onroerend goed geldt een termijn van tien jaar. De plicht blijft gelden ook als je stopt met je onderneming.

Een fictief bedrag dat bij je winst wordt opgeteld als je een auto van de zaak ook privé gebruikt. Het wordt berekend als percentage van de cataloguswaarde. Blijf je onder de 500 privékilometers per jaar en kun je dat aantonen met een rittenregistratie, dan betaal je geen bijtelling.

De periode waarover je jaarlijks je administratie afsluit en verantwoording aflegt. Voor de meeste zzp'ers loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, van 1 januari tot en met 31 december.

Het verschil tussen geld dat binnenkomt en geld dat uitgaat in een bepaalde periode. Een gezonde omzet betekent niet automatisch een gezonde cashflow — als klanten laat betalen kun je alsnog liquiditeitsproblemen krijgen, ook al draai je winst.

De twee kanten van elke boekhoudkundige boeking volgens het systeem van dubbel boekhouden. Debet staat meestal voor toename van bezittingen of kosten, credit voor toename van schulden, eigen vermogen of inkomsten. De meeste boekhoudsoftware regelt dit automatisch op de achtergrond.

Het overzicht waarin alle financiële boekingen van je onderneming worden bijgehouden, gerangschikt per categorie zoals omzet, kosten en btw. Boekhoudsoftware bouwt dit automatisch op uit de facturen en bonnen die je invoert.

Het overzicht van je financiële resultaten over een boekjaar, bestaande uit onder meer een winst- en verliesrekening en een balans. Voor eenmanszaken is een officiële jaarrekening niet wettelijk verplicht, maar een goed overzicht is wel nodig voor je belastingaangifte.

Een vast bedrag per zakelijke kilometer dat je van je winst mag aftrekken als je een privéauto, motor of fiets gebruikt. Het bedrag dekt alle autokosten inclusief brandstof, onderhoud en afschrijving — je mag die kosten dus niet apart aftrekken. Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld.

De mate waarin je op korte termijn aan je financiële verplichtingen kunt voldoen, zoals het betalen van leveranciers of belasting. Een onderneming kan winstgevend zijn en toch liquiditeitsproblemen hebben als klanten laat betalen.

Geld dat je als eenmanszaak uit je onderneming haalt voor privégebruik, of andersom privé inbrengt in je onderneming. Het is geen zakelijke kostenpost en mag dus niet als zodanig worden geboekt — je administreert het apart.

Een sluitend overzicht van je zakelijke ritten met datum, vertrekpunt, bestemming, doel, kilometers en de kilometerstanden. Je hebt het nodig om je kilometeraftrek te onderbouwen, of om bij een zakelijke auto aan te tonen dat je onder de 500 privékilometers per jaar blijft.

Het bijhouden van hoeveel uur je aan je onderneming besteedt, inclusief niet-declarabele uren zoals acquisitie en administratie. Het is niet voor iedere zzp'er verplicht, maar wel noodzakelijk als je het urencriterium wilt kunnen aantonen bij een controle.

Goederen die je hebt ingekocht om te verkopen of te verwerken, maar die aan het einde van het boekjaar nog niet verkocht zijn. Voorraad staat op de balans en beïnvloedt je winstberekening.

Een overzicht van al je inkomsten en kosten over een bepaalde periode, met als uitkomst je winst of verlies. Dit is het overzicht dat de basis vormt voor je belastingaangifte inkomstenbelasting.

Het deel van je bezittingen dat je gebruikt voor je onderneming, zoals apparatuur, voorraad en het saldo op je zakelijke rekening. Bij een eenmanszaak is dit fiscaal niet gescheiden van je privévermogen, al is een aparte zakelijke rekening administratief wel aan te raden.

Een bankrekening die je uitsluitend gebruikt voor zakelijke inkomsten en uitgaven. Voor zzp'ers is dit niet wettelijk verplicht, maar het scheidt privé en zakelijk automatisch en maakt je administratie aanzienlijk overzichtelijker. De kosten zijn volledig aftrekbaar.

Verzamelnaam voor verzekeringen die specifiek relevant zijn voor zelfstandigen, zoals de AOV, beroepsaansprakelijkheidsverzekering en rechtsbijstandsverzekering. Geen van deze is wettelijk verplicht, maar sommige worden wel gevraagd door opdrachtgevers.

Een verzekering die je inkomen deels opvangt als je door ziekte of een ongeval niet kunt werken. Als zzp'er heb je geen loondoorbetaling bij ziekte, dus je draagt dat risico zelf. De premie is aftrekbaar, maar niet als zakelijke kostenpost — je voert hem op als uitgave voor inkomensvoorzieningen.

Een clausule in een overeenkomst die je verbiedt om na afloop van een opdracht voor concurrenten van je opdrachtgever te werken. Bij zzp-contracten is dit minder gebruikelijk dan bij arbeidsovereenkomsten, maar het komt voor en is in principe geldig als je ermee instemt.

Een uitspraak van de Hoge Raad uit 2023 die negen gezichtspunten benoemt voor de beoordeling of iemand werknemer of zelfstandige is. De punten worden in onderlinge samenhang bekeken — er is geen rangorde en geen enkel punt is op zichzelf doorslaggevend.

Een afspraak waarin je je verplicht om vertrouwelijke informatie van een opdrachtgever niet met derden te delen. Dit komt vaak voor als aparte overeenkomst (NDA) of als clausule binnen een opdrachtovereenkomst.

Een van de belangrijkste aanwijzingen bij de beoordeling van schijnzelfstandigheid: de mate waarin een opdrachtgever instructies geeft over hoe, waar en wanneer het werk wordt uitgevoerd, zoals bij een gewone werknemer.

Een door de Belastingdienst goedgekeurde standaardovereenkomst die bedoeld was om zekerheid te geven over de arbeidsrelatie. Sinds 6 september 2024 worden geen nieuwe modelovereenkomsten meer goedgekeurd; bestaande goedgekeurde overeenkomsten blijven geldig tot en met 31 december 2029. Ze bieden alleen bescherming als de praktijk overeenkomt met het contract.

De situatie waarin iemand formeel als zzp'er werkt, maar de arbeidsrelatie in de praktijk de kenmerken heeft van een dienstverband. Niet het contract telt maar de feitelijke werkwijze. De Belastingdienst handhaaft hier actief op en kan naheffingen opleggen.

Het bedrag dat je per uur in rekening brengt, exclusief btw. Je berekent het niet op basis van wat je in loondienst verdiende, maar op basis van je gewenste netto inkomen plus zakelijke kosten, belasting en reserveringen — gedeeld door het aantal uren dat je realistisch kunt factureren.

De wet die sinds 2016 bepaalt hoe arbeidsrelaties tussen opdrachtgevers en zelfstandigen worden beoordeeld op schijnzelfstandigheid. De handhaving hierop is per 2025 aangescherpt na jarenlang gedeeltelijk stilliggen.