Een klant die niet betaalt kost je niet alleen je omzet — je hebt over die factuur ook al btw afgedragen aan de Belastingdienst. Geld dat je nooit hebt ontvangen maar wel hebt betaald. Gelukkig kun je die btw terugvragen. In dit artikel lees je wanneer een vordering officieel oninbaar is, hoe je de btw terugvraagt via je aangifte en wat je moet doen als de klant later alsnog betaalt.
Waarom kun je btw terugvragen bij een onbetaalde factuur?
Als je het factuurstelsel toepast — en dat doen de meeste zzp’ers — draag je de btw af zodra je de factuur verstuurt, niet zodra je betaald krijgt. Blijft de betaling uit, dan heb je btw afgedragen over omzet die je nooit hebt ontvangen. Die btw heb je feitelijk onterecht betaald en mag je terugvragen. Let op: pas je het kasstelsel toe, dan geldt dit niet. Bij het kasstelsel draag je de btw pas af zodra het geld op je rekening staat. Btw die je nog niet hebt betaald kun je logischerwijs ook niet terugvragen.
Wanneer is een vordering officieel oninbaar?
De Belastingdienst hanteert twee momenten waarop je btw mag terugvragen.
- Automatisch na één jaar
Een vordering wordt in elk geval als oninbaar beschouwd uiterlijk één jaar — 365 dagen — nadat de uiterste betaaldatum is verstreken. Heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen nadat je klant de factuur heeft ontvangen. Vanaf dat moment begint de termijn van één jaar te lopen. Meer over welke betaaltermijnen wettelijk gelden lees je in ons artikel hierover.
- Eerder, als het duidelijk is dat betaling uitblijft
Je hoeft niet altijd een jaar te wachten. Is eerder al duidelijk dat de klant niet gaat betalen, dan mag je de btw direct terugvragen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een faillissement van je klant, bij aantoonbare langdurige wanbetaling, of als meerdere incassopogingen zonder resultaat zijn gebleven.
Belangrijk: vraag je de btw op dat moment niet terug, dan kan de Belastingdienst een later verzoek weigeren. Wacht dus niet onnodig lang als de oninbaarheid al vaststaat.
Hoe vraag je de btw terug?
Voor de meeste zzp’ers is dit eenvoudiger dan verwacht — je hoeft geen apart verzoek in te dienen. Je verwerkt de correctie gewoon in je eerstvolgende btw-aangifte. In de aangifte over het tijdvak waarin de vordering oninbaar is geworden — of waarin de eenjaarstermijn is verstreken — doe je twee dingen tegelijk bij rubriek 1a of 1b:
- Je trekt de omzet van de oninbare factuur af van je omzet over dat tijdvak.
- Je trekt het btw-bedrag van de oninbare factuur af van de verschuldigde btw.
Beide bedragen vul je dus negatief in. Het resultaat is dat je die btw terugkrijgt of dat je minder hoeft af te dragen over dat kwartaal.
Rekenvoorbeeld
Je stuurt op 1 februari 2025 een factuur van €12.100 — €10.000 exclusief btw plus €2.100 aan btw. De betalingstermijn is één maand, dus de uiterste betaaldatum is 1 maart 2025. Je draagt de btw af in je aangifte over het eerste kwartaal van 2025.
Op 1 maart 2026 is de eenjaarstermijn verstreken en staat vast dat je klant niet zal betalen. In je aangifte over het eerste kwartaal van 2026 corrigeer je:
Omzet bij rubriek 1a: −€10.000
Btw bij rubriek 1a: −€2.100
Je krijgt daarmee €2.100 aan btw terug — of je draagt €2.100 minder af over dat kwartaal.
Wanneer moet je wél een apart verzoek indienen?
In de meeste gevallen volstaat verwerking via je reguliere aangifte. Een apart schriftelijk verzoek is alleen nodig in bijzondere situaties:
- Als je je vordering hebt overgedragen aan een andere partij — bijvoorbeeld bij factoring. Het recht op btw-teruggaaf gaat dan over op die partij, die zelf een verzoek moet indienen via het speciale formulier van de Belastingdienst.
- Bij intracommunautaire verwervingen — als je zaken doet met buitenlandse ondernemers en in twee landen btw-aangifte hebt gedaan.
Wat als de klant later alsnog betaalt?
Dat kan gebeuren — bijvoorbeeld na een incassotraject of nadat een faillissement is afgewikkeld. Ontvang je alsnog het volledige bedrag of een deel daarvan, dan moet je over dat deel opnieuw btw afdragen. Dat doe je in de aangifte over het tijdvak waarin je de betaling ontvangt. Je verwerkt het dan omgekeerd: je telt de ontvangen omzet en de bijbehorende btw weer op bij rubriek 1a of 1b.
Let op bij een betalingsregeling of omzetting naar een lening
Maak je met je klant een afspraak waarbij de openstaande vordering wordt omgezet in een lening? Dan kan de Belastingdienst dat zien als een betaling van de factuur. In dat geval mag je de btw niet terugvragen — en heb je die al teruggevraagd, dan moet je hem terugbetalen. Datzelfde geldt bij een schikking of gedeeltelijke kwijtschelding: alleen over het daadwerkelijk oninbare deel mag je btw terugvragen.
Wat moet je kunnen aantonen?
De Belastingdienst kan vragen om onderbouwing dat de vordering daadwerkelijk oninbaar is. Bewaar daarom altijd bewijs van je incassopogingen: verzonden aanmaningen, e-mailcorrespondentie met de klant, een bevestiging van een incassobureau of een faillissementsverklaring. Vraag je de btw terug op basis van de automatische eenjaarstermijn, dan is de onderbouwing eenvoudiger — je hoeft dan alleen aan te tonen wanneer de betalingstermijn is verstreken. Maar ook dan is documentatie van je opvolging verstandig.
Kun je ook de inkomstenbelasting corrigeren?
Ja. Naast de btw kun je ook de niet-ontvangen omzet corrigeren voor de inkomstenbelasting. Je boekt de oninbare vordering af als verlies, wat je belastbare winst verlaagt. Dat verwerk je in je jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting — niet in de btw-aangifte. Meer over hoe je je administratie hierop inricht lees je in ons artikel hierover.
Btw terugvragen en de KOR
Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling? Dan reken je geen btw op je facturen en draag je dus ook geen btw af. Het terugvragen van btw bij oninbare vorderingen is voor jou niet van toepassing — er is simpelweg geen btw afgedragen die je kunt terugvragen.
Praktische tips
Houd je openstaande facturen actief bij. Zonder overzicht mis je het moment waarop de eenjaarstermijn verstrijkt — en daarmee mogelijk je recht op teruggaaf. Goede boekhoudsoftware signaleert automatisch welke facturen te lang openstaan. Spreek altijd een concrete betalingstermijn af en vermeld die op je factuur. Zonder afgesproken termijn geldt de wettelijke termijn van dertig dagen, maar een expliciete datum maakt het startpunt van de eenjaarstermijn ondubbelzinnig. Wacht niet passief af tot het jaar voorbij is. Blijkt eerder al dat betaling uitblijft, dan mag je de btw meteen terugvragen — en dat is cashflowtechnisch aanzienlijk gunstiger.
Afronding
Btw die je hebt afgedragen over een factuur die nooit is betaald mag je terugvragen. Een vordering geldt automatisch als oninbaar één jaar na de uiterste betaaldatum, maar bij een faillissement of aantoonbare wanbetaling kan dat eerder. Je verwerkt de correctie zelf in je btw-aangifte door zowel de omzet als de btw negatief in te vullen bij rubriek 1a of 1b — een apart verzoek is meestal niet nodig. Betaalt de klant later alsnog, dan draag je de btw over dat bedrag opnieuw af.