Als je je inschrijft bij de KVK hoef je je btw-nummer niet apart aan te vragen. De KVK geeft je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst — die beoordeelt vervolgens of je ondernemer bent voor de btw en stuurt je de benodigde nummers per post toe. Toch zijn er een paar dingen die je moet weten over hoe het werkt, welke nummers je krijgt en waar je ze voor gebruikt.
Hoef je een btw-nummer aan te vragen?
Nee. Zodra je je inschrijft bij de KVK worden je gegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Die beoordeelt binnen tien werkdagen of je ondernemer bent voor de btw. Is dat het geval dan ontvang je per post twee aparte brieven — één met je btw-identificatienummer en één met je omzetbelastingnummer.
Twee nummers — wat is het verschil?
Je ontvangt twee aparte nummers die elk een eigen doel hebben.
- Het btw-identificatienummer — ook wel btw-id — gebruik je in alle communicatie met klanten en leveranciers. Dit nummer vermeld je verplicht op je facturen, je website en je zakelijke e-mailhandtekening. Het nummer bestaat uit de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee controlegetal cijfers — bijvoorbeeld NL123456789B01. Je BSN zit niet verwerkt in dit nummer — dat is bewust gedaan ter bescherming van je privacy.
- Het omzetbelastingnummer — ook wel ob-nummer — gebruik je uitsluitend voor contact met de Belastingdienst zelf. Bijvoorbeeld bij het indienen van je btw-aangifte of als je de Belastingtelefoon belt. Voor zzp’ers met een eenmanszaak bestaat dit nummer uit je BSN gevolgd door de letter B en twee cijfers. Deel dit nummer nooit met klanten of leveranciers — het bevat je BSN en is strikt vertrouwelijk.
Waarom twee aparte nummers?
Vóór 2020 was het btw-nummer van zzp’ers direct herleidbaar naar hun BSN. Dat betekende dat iedereen die een factuur ontving het BSN van de ondernemer kon achterhalen — een ernstig privacyrisico. Sinds 2020 is het btw-id losgekoppeld van het BSN. Het ob-nummer bevat nog wel het BSN maar dat deel je alleen met de Belastingdienst.
Moet je altijd btw rekenen?
In de meeste gevallen wel — maar er zijn uitzonderingen. Bepaalde sectoren zijn vrijgesteld van btw, zoals zorg, onderwijs en bepaalde financiële diensten. Ook als je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling (KOR) hoef je geen btw te rekenen zolang je omzet onder de €20.000 per jaar blijft. Je ontvangt dan wel een btw-nummer maar je hoeft het niet te gebruiken voor btw-berekening op je facturen.
Wat als de Belastingdienst je niet als btw-ondernemer erkent?
In de meeste gevallen erkent de Belastingdienst je automatisch als btw-ondernemer na je KVK-inschrijving. Maar dat is niet gegarandeerd. De Belastingdienst beoordeelt of je activiteiten kwalificeren als ondernemerschap voor de btw. Bij hobbymatige activiteiten, zeer lage verwachte omzet of activiteiten die volledig zijn vrijgesteld kan de Belastingdienst besluiten je géén btw-nummers toe te kennen. Ontvang je na twee weken nog geen brief? Neem dan contact op met de Belastingtelefoon Ondernemers via 0800-0543. Zij kunnen aangeven wat de status is van je registratie.
Waar vermeld je je btw-nummer verplicht?
Het btw-id is wettelijk verplicht op alle facturen die je verstuurt aan zakelijke klanten. Verkoop je producten of diensten via een website? Dan vermeld je je btw-id ook daar. In je zakelijke e-mailhandtekening is vermelding gebruikelijk maar niet wettelijk verplicht. Vermeld altijd het btw-id — nooit het ob-nummer. Een fout die regelmatig voorkomt is dat zzp’ers het ob-nummer op hun facturen zetten in plaats van het btw-id. Dat is een privacyrisico en technisch ook onjuist.
Btw-nummers van klanten controleren
Werk je voor zakelijke klanten dan wil je soms hun btw-nummer verifiëren — zeker bij nieuwe relaties of bij intracommunautaire leveringen binnen de EU. Dat doe je via VIES — het Europese systeem voor het controleren van btw-nummers. VIES staat voor VAT Information Exchange System en is een gratis online tool van de Europese Commissie. Je voert het btw-nummer van je klant in en ziet direct of het geldig en actief is. Voor Nederlandse btw-nummers kun je ook controleren via de KVK.
Zakendoen binnen de EU
Lever je diensten of producten aan zakelijke klanten in andere EU-landen? Dan gelden speciale btw-regels. In veel gevallen verlegt de btw naar de afnemer — jij rekent dan 0% btw en vermeldt op de factuur “btw verlegd” of “VAT reverse charged”. Je klant verwerkt de btw zelf in zijn eigen aangifte. Hiervoor heb je het geldige btw-id van je klant nodig — controleer dat altijd via VIES voordat je een factuur verstuurt. De Belastingdienst geeft je btw-id ook door aan belastingdiensten van andere EU-landen voor wederzijdse controle.
Btw-aangifte — wanneer en hoe vaak?
Zodra je een btw-nummer hebt ontvang je van de Belastingdienst informatie over je aangifteplicht. De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte. De deadlines zijn 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober. Ook als je in een periode geen omzet hebt gehad moet je aangifte doen — een zogenoemde nul-aangifte. Doe je dat niet dan kan de Belastingdienst een boete opleggen van minimaal €70. Nul-aangifte vergeten is een veelgemaakte fout. Zet de deadline alvast in je agenda zodra je je btw-nummer hebt ontvangen. De btw-aangifte zelf is voor de meeste zzp’ers met een eenvoudige administratie goed zelf te doen.
Wat als je je btw-nummer kwijt bent?
Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD. Kies “Btw” en je ziet je btw-id en ob-nummer direct terug. Je kunt ook bellen met de Belastingtelefoon — 0800-0543 — maar houd dan je ob-nummer bij de hand voor identificatie.
Afronding
Je btw-nummer aanvragen als zzp’er hoef je niet zelf te doen — de KVK regelt de koppeling met de Belastingdienst automatisch na je inschrijving. Binnen tien werkdagen ontvang je per post je btw-id en ob-nummer. Vermeld je btw-id verplicht op al je facturen en je website — gebruik nooit het ob-nummer in externe communicatie. Ontvang je na twee weken niets? Neem dan contact op met de Belastingtelefoon Ondernemers.