Als je je inschrijft bij de KVK hoef je je btw-nummer niet apart aan te vragen. De KVK geeft je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst — die beoordeelt vervolgens of je ondernemer bent voor de btw en stuurt je de benodigde nummers per post toe. Toch zijn er een paar dingen die je moet weten over hoe het werkt, welke nummers je krijgt en waar je ze voor gebruikt.
Hoef je een btw-nummer aan te vragen?
Nee. Zodra je je inschrijft bij de KVK worden je gegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Die beoordeelt binnen tien werkdagen of je ondernemer bent voor de btw. Is dat het geval dan ontvang je per post twee brieven met twee verschillende nummers — een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Ben je je brief kwijt? Log dan in op Mijn Belastingdienst Zakelijk via belastingdienst.nl met je DigiD. Kies “Btw” en je ziet beide nummers direct terug.
Twee nummers — wat is het verschil?
Je ontvangt twee aparte nummers die elk een eigen doel hebben.
- Het btw-identificatienummer — ook wel btw-id — gebruik je in alle communicatie met klanten en leveranciers. Dit nummer vermeld je verplicht op je facturen, je website en je zakelijke e-mailhandtekening. Het nummer bestaat uit de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee controlegetal cijfers — bijvoorbeeld NL123456789B01. Je BSN zit niet verwerkt in dit nummer — dat is bewust gedaan ter bescherming van je privacy.
- Het omzetbelastingnummer — ook wel ob-nummer — gebruik je uitsluitend voor contact met de Belastingdienst zelf. Bijvoorbeeld bij het indienen van je btw-aangifte of als je de Belastingtelefoon belt. Voor zzp’ers met een eenmanszaak bestaat dit nummer uit je BSN gevolgd door de letter B en twee cijfers. Deel dit nummer nooit met klanten of leveranciers — het bevat je BSN en is strikt vertrouwelijk.
Waarom twee aparte nummers?
Vóór 2020 was het btw-nummer van zzp’ers direct herleidbaar naar hun BSN. Dat betekende dat iedereen die een factuur ontving het BSN van de ondernemer kon achterhalen — een ernstig privacyrisico. Sinds 2020 is het btw-id losgekoppeld van het BSN. Het ob-nummer bevat nog wel het BSN maar dat deel je alleen met de Belastingdienst.
Moet je altijd btw rekenen?
In de meeste gevallen wel — maar er zijn uitzonderingen. Bepaalde sectoren zijn vrijgesteld van btw, zoals zorg, onderwijs en bepaalde financiële diensten. Ook als je gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) hoef je geen btw te rekenen zolang je omzet onder de €20.000 per jaar blijft. Je ontvangt dan wel een btw-nummer maar je hoeft het niet te gebruiken voor btw-berekening. Meer over de KOR lees je in ons artikel over de kleineondernemersregeling voor zzp’ers.
Waar vermeld je je btw-nummer verplicht?
Het btw-id is wettelijk verplicht op alle facturen die je verstuurt. Daarnaast is het gebruikelijk om het te vermelden op je website en in je zakelijke e-mailhandtekening. Vermeld altijd het btw-id — nooit het ob-nummer. Meer over wat er op een factuur moet staan lees je in ons artikel over btw voor zzp’ers.
Btw-aangifte — wanneer en hoe vaak?
Zodra je een btw-nummer hebt ontvang je van de Belastingdienst informatie over je aangifteplicht. De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte. De deadlines zijn 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober. Ook als je in een periode geen omzet hebt gehad moet je aangifte doen — een zogenoemde nul-aangifte. Doe je dat niet dan kan de Belastingdienst een boete opleggen van minimaal €70. Nul-aangifte vergeten is een veelgemaakte fout. Zet de deadline alvast in je agenda zodra je je btw-nummer hebt ontvangen.
Wat als je je btw-nummer kwijt bent?
Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD. Kies “Btw” en je ziet je btw-id en ob-nummer direct terug. Je kunt ook bellen met de Belastingtelefoon — 0800-0543 — maar houd dan je ob-nummer bij de hand voor identificatie.
Afronding
Je btw-nummer aanvragen als zzp’er hoef je niet zelf te doen — de KVK regelt de koppeling met de Belastingdienst automatisch na je inschrijving. Binnen tien werkdagen ontvang je per post je btw-id en ob-nummer. Vermeld je btw-id verplicht op al je facturen en je website — gebruik nooit het ob-nummer in externe communicatie. Zodra je je btw-nummer hebt kun je officieel beginnen met factureren. Meer over hoe je een correcte factuur opstelt lees je in ons artikel over administratie voor zzp’ers.