Je hebt je werk afgerond en je klant wacht op je factuur. Maar een factuur sturen is niet hetzelfde als een factuur correct sturen. Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet is formeel ongeldig — je klant kan de btw niet aftrekken en de Belastingdienst kan bij een controle de factuur afkeuren. In dit artikel lees je precies wat er verplicht op een factuur moet staan, wat er optioneel maar verstandig is om toe te voegen, en welke veelgemaakte fouten je voorkomt. Gebruik de checklist aan het einde van dit artikel voordat je elke factuur verstuurt.
Waarom een correcte factuur zo belangrijk is
Een factuur is meer dan een betalingsverzoek — het is een officieel fiscaal document. Als je factuur niet compleet is kan je klant de btw niet als voorbelasting aftrekken. Bij een boekenonderzoek kan de Belastingdienst onvolledige facturen afkeuren en een naheffing opleggen — bij jou of bij je klant. Bovendien is een correcte factuur je juridische bewijs van de overeenkomst en de geleverde prestatie. Dat bewijs heb je nodig als een klant later betwist dat hij iets verschuldigd is.
De twaalf verplichte onderdelen
De btw-wetgeving schrijft precies voor wat er op een volledige factuur moet staan. Ontbreekt één van deze onderdelen dan is de factuur formeel niet correct.
1. Factuurdatum
De datum waarop je de factuur opstelt en verstuurt. Dat hoeft niet dezelfde datum te zijn als de levering, maar als die data afwijken moet je ook de leveringsdatum vermelden.
2. Uniek factuurnummer
Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen in een doorlopende, oplopende reeks. Je mag zelf het formaat bepalen — veel zzp’ers gebruiken het jaar plus een volgnummer zoals 2026-001, 2026-002. Nummers overslaan zonder verklaring kan bij een controle vragen oproepen.
3. Jouw naam en adres
Vermeld de naam waaronder je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel — je handelsnaam of je eigen voor- en achternaam — plus je volledige zakelijke adres. Is je woonadres ook je vestigingsadres? Dan vermeld je dat.
4. Jouw KVK-nummer
Verplicht op alle zakelijke facturen voor eenmanszaken, vof’s en bv’s. Vermeld dit naast je btw-identificatienummer.
5. Jouw btw-identificatienummer
Dit is het nummer dat begint met NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee cijfers — bijvoorbeeld NL123456789B01. Dit is niet hetzelfde als je omzetbelastingnummer. Vermeld altijd het btw-id — nooit het omzetbelastingnummer, want dat bevat je BSN.
6. Naam en adres van de klant
Bij zakelijke klanten vermeld je de volledige bedrijfsnaam en het factuuradres. Bij particuliere klanten is alleen de naam en het adres vereist.
7. BTW-nummer van de klant
Alleen verplicht bij zakelijke klanten in Nederland en bij intracommunautaire leveringen aan klanten in andere EU-landen. Bij particulieren is dit niet vereist.
8. Omschrijving van de geleverde dienst of het product
Wees specifiek. “Werkzaamheden” of “dienstverlening” is onvoldoende. Omschrijf wat je hebt gedaan, voor welke periode of op welke datum, en indien van toepassing hoeveel uur tegen welk tarief. Hoe concreter, hoe sterker je factuur staat bij een eventueel geschil.
9. Leveringsdatum of dienstverleningsperiode
Verplicht als de leveringsdatum afwijkt van de factuurdatum. Bij een project dat meerdere weken loopt vermeld je de begin- en einddatum van de werkzaamheden.
10. Prijs exclusief btw per post
Vermeld het bedrag per geleverde dienst of product, exclusief btw, zodat de btw-berekening controleerbaar is.
11. BTW-tarief en BTW-bedrag — apart vermeld
Het btw-tarief én het btw-bedrag moeten altijd apart op de factuur staan — niet alleen het totaalbedrag inclusief btw. In Nederland gelden drie tarieven: 21% voor de meeste diensten, 9% voor specifieke categorieën zoals bepaalde arbeidsintensieve diensten, voedsel en geneesmiddelen, en 0% bij export buiten de EU of intracommunautaire leveringen.
12. Totaalbedrag inclusief btw
Het eindbedrag dat je klant verschuldigd is, inclusief alle btw.
Speciale situaties — wanneer gelden andere regels?
- KOR — kleineondernemersregeling
Maak je gebruik van de KOR dan reken je geen btw en vermeld je geen btw-bedrag op je factuur. In plaats daarvan zet je de tekst “Vrijgesteld van btw op grond van artikel 25 Wet OB 1968” op de factuur. Je vermeldt ook je btw-nummer niet — dat heb je bij de KOR niet nodig op de factuur. Meer over de KOR lees je in ons artikel over de kleineondernemersregeling voor zzp’ers.
- Vereenvoudigde factuur onder €100
Voor facturen van €100 of minder inclusief btw aan consumenten mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Daarvoor zijn minder gegevens vereist — je naam, de datum, een omschrijving van de dienst of het product en het btw-tarief volstaan. Let op: bij zakelijke klanten en bij intracommunautaire leveringen gelden altijd de volledige vereisten, ook bij kleine bedragen.
- BTW verlegd
Bij bepaalde diensten — zoals sommige bouwwerkzaamheden of diensten aan buitenlandse ondernemers — wordt de btw verlegd naar de afnemer. Op de factuur staat dan het bedrag exclusief btw met de vermelding “btw verlegd” of “VAT reverse charged”. De afnemer berekent en betaalt de btw zelf.
Wat is optioneel maar verstandig?
Naast de verplichte onderdelen zijn er elementen die niet wettelijk verplicht zijn maar wel professioneel overkomen en praktische voordelen hebben.
- Een duidelijke betalingstermijn — zonder vermelde termijn geldt automatisch 30 dagen maar door het expliciet te vermelden voorkom je discussie. Schrijf de uiterste betaaldatum concreet op je factuur, bijvoorbeeld “Te betalen voor 7 augustus 2026.” Meer over betalingstermijnen lees je in ons artikel over betaaltermijnen op facturen.
- Je IBAN en tenaamstelling — technisch niet verplicht maar zonder je bankgegevens kan je klant niet betalen. Vermeld altijd je rekeningnummer direct op de factuur.
- Een betalingskenmerk of referentie — handig als je meerdere facturen tegelijk hebt uitstaan. Zo koppel je een betaling direct aan de juiste factuur.
- Je e-mailadres en telefoonnummer — maakt het makkelijker voor klanten om contact op te nemen bij vragen over de factuur.
Veelgemaakte fouten bij het factureren
- Btw-id weglaten — een veelgemaakte fout, zeker bij starters. Het btw-id is verplicht op elke factuur aan zakelijke klanten.
- Te vage omschrijving — “dienstverlening januari” is onvoldoende. Omschrijf altijd concreet wat je hebt geleverd.
- Factuurnummer niet doorlopend — een gat in je facturenreeks wekt argwaan bij de Belastingdienst en kan bij een controle leiden tot extra vragen.
- BTW-bedrag niet apart vermeld — het btw-bedrag moet altijd apart op de factuur staan, niet alleen het totaal inclusief btw.
- Foutieve factuur aanpassen in plaats van een creditnota sturen — een verstuurde factuur mag je nooit aanpassen of verwijderen. Maak in plaats daarvan een creditnota die de originele factuur ongedaan maakt, en stuur daarna een nieuwe correcte factuur met een nieuw factuurnummer.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Je bent wettelijk verplicht alle facturen — zowel uitgaande als inkomende — minimaal zeven jaar te bewaren. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar. Digitale opslag is toegestaan, mits de bestanden authentiek, leesbaar en ongewijzigd blijven. Meer over de bewaarplicht lees je in ons artikel over bewaarplicht voor zzp’ers.
De complete factuur checklist — gebruik dit voor elke verzending
Jouw gegevens:
☐ Bedrijfsnaam of eigen naam
☐ Volledig zakelijk adres
☐ KVK-nummer
☐ BTW-identificatienummer
Klantgegevens:
☐ Naam of bedrijfsnaam klant
☐ Factuuradres klant
☐ BTW-nummer klant (alleen zakelijk)
Factuurgegevens:
☐ Factuurdatum
☐ Uniek factuurnummer (doorlopend)
☐ Leveringsdatum of dienstverleningsperiode (indien afwijkend)
Specificatie:
☐ Duidelijke omschrijving per post
☐ Aantal en eenheidsprijs exclusief btw
☐ BTW-tarief (21%, 9% of 0%)
☐ BTW-bedrag apart vermeld
☐ Totaalbedrag exclusief btw
☐ Totaalbedrag inclusief btw
Praktisch:
☐ Betalingstermijn of uiterste betaaldatum
☐ IBAN en tenaamstelling
☐ Contactgegevens
Afronding
Een correcte factuur beschermt je administratie, geeft je klant de mogelijkheid btw terug te vragen en staat sterk bij een eventueel geschil of belastingcontrole. Gebruik de checklist hierboven voordat je elke factuur verstuurt — zo mis je nooit een verplicht onderdeel. Wil je direct een correcte factuur maken? Gebruik onze gratis factuur generator voor zzp’ers en download hem als PDF.