Als zzp’er maak je regelmatig zakelijke ritten — naar een opdrachtgever, een klant of een zakelijke afspraak. Die kilometers kosten geld, en in veel gevallen mag je die kosten aftrekken van je winst. In dit artikel lees je hoe de kilometervergoeding werkt, welk bedrag je mag hanteren en hoe je zakelijke kilometers correct registreert en verwerkt in je administratie.
Wat is een kilometervergoeding voor zzp’ers?
Een kilometervergoeding is een vergoeding per gereden kilometer voor zakelijk gebruik van een voertuig. Voor zzp’ers gaat het hierbij doorgaans om het gebruik van een privéauto voor zakelijke ritten. Je kunt de kosten van deze ritten aftrekken als zakelijke kosten, waardoor je belastbare winst lager uitvalt. Dit artikel richt zich op de meest voorkomende situatie: een zzp’er die met een privéauto zakelijke ritten maakt — bij een zakelijke auto gelden andere regels.
Welk bedrag mag je per kilometer aftrekken?
De Belastingdienst hanteert een vaste vergoeding van €0,23 per zakelijke kilometer voor het gebruik van een privéauto. Dit bedrag geldt ongeacht het type auto, het brandstofverbruik of de werkelijke kosten per kilometer. Je hoeft dus geen bonnetjes van brandstof of onderhoud bij te houden om dit bedrag te kunnen aftrekken — het vaste bedrag dekt alle kosten zoals brandstof, verzekering, onderhoud en afschrijving. Dit bedrag kan jaarlijks worden aangepast door de overheid. Controleer altijd de actuele richtlijnen van de Belastingdienst voor het betreffende belastingjaar.
Wanneer zijn kilometers zakelijk?
Niet elke rit valt automatisch onder zakelijke kilometers. De Belastingdienst stelt als eis dat de rit een zakelijk doel heeft — denk aan ritten naar opdrachtgevers, klanten, zakelijke vergaderingen, beurzen of opleidingen die direct verband houden met je werkzaamheden. Woon-werkverkeer valt in de meeste gevallen niet onder zakelijke kilometers als je thuis werkt. Privéritten tellen nooit mee, ook niet als je onderweg bent met een auto die je ook zakelijk gebruikt.
Hoe registreer je zakelijke kilometers?
Om zakelijke kilometers te kunnen aftrekken als onderdeel van je aftrekbare kosten, moet je een kilometerregistratie bijhouden. De Belastingdienst kan bij een controle vragen om bewijs van de gereden kilometers. Een kilometerregistratie bevat minimaal de datum, het vertrekpunt, de bestemming, het zakelijke doel en het aantal gereden kilometers. Je kunt dit bijhouden in een spreadsheet, een notitieboekje of een app die speciaal is ontwikkeld voor kilometerregistratie.
Hoe verwerk je de kilometervergoeding in je administratie?
Je berekent het totaal aantal zakelijke kilometers over een periode en vermenigvuldigt dat met €0,23. Het resultaat boek je als zakelijke kosten in je administratie. Bij je jaarlijkse belastingaangifte voer je de totale zakelijke kilometers op als aftrekpost, wat je belastbare winst verlaagt.
Geldt er ook btw op kilometerkosten?
Voor zzp’ers die met een privéauto rijden is er geen btw te verrekenen over de kilometervergoeding. De vaste vergoeding van €0,23 per kilometer is een nettobedrag zonder btw-component — je kunt deze kosten dus niet gebruiken om btw terug te vragen via je btw-aangifte. Bij een zakelijke auto gelden andere regels — raadpleeg daarvoor een adviseur.
Wat als een opdrachtgever jou een kilometervergoeding betaalt?
Als een opdrachtgever jou een kilometervergoeding betaalt voor zakelijke ritten, telt deze in principe mee als omzet en moet je die opnemen in je administratie en factureren. Je kunt daar de werkelijke reiskosten als aftrekpost tegenover zetten. Per saldo is het effect op je winst beperkt, maar je moet de vergoeding wel correct verwerken om problemen bij een controle te voorkomen.
Afronding
Als zzp’er mag je zakelijke kilometers aftrekken tegen €0,23 per kilometer. Dit geldt voor ritten met een privéauto met een aantoonbaar zakelijk doel. Een nauwkeurige kilometerregistratie is verplicht om deze aftrek te onderbouwen. De kosten verwerk je als zakelijke uitgave in je boekhouding en geef je op bij je belastingaangifte.