Als zzp’er ben je verplicht om je administratie bij te houden — maar hoe lang moet je die administratie eigenlijk bewaren? Veel starters weten niet dat hier vaste wettelijke termijnen voor gelden. Te vroeg weggooien kan problemen opleveren bij een belastingcontrole. In dit artikel lees je welke bewaartermijnen gelden, welke documenten daaronder vallen en hoe je dit praktisch organiseert.
Wat is de bewaarplicht?
De bewaarplicht is een wettelijke verplichting vanuit de Belastingdienst. Die houdt in dat je als ondernemer je administratie een bepaald aantal jaren moet bewaren, zodat de Belastingdienst deze bij een controle kan inzien. Dit geldt voor alle ondernemers in Nederland, dus ook voor zzp’ers. De bewaarplicht staat beschreven in de Algemene wet inzake rijksbelastingen en geldt ongeacht of je winst maakt of verlies draait.
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
De algemene bewaartermijn is zeven jaar. Dit geldt voor de meeste zakelijke documenten: inkoopfacturen en verkoopfacturen, bankafschriften, kasadministratie, contracten en overeenkomsten en belastingaangiften. Voor gegevens die te maken hebben met onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een langere termijn van tien jaar.
De termijn begint te lopen aan het einde van het boekjaar waarop de documenten betrekking hebben. Heb je in 2024 een factuur gestuurd, dan moet je die bewaren tot en met 2031.
Welke documenten vallen onder de bewaarplicht?
De bewaarplicht geldt voor alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing. In de praktijk gaat het om alle in- en verkoopfacturen, bankafschriften, bonnetjes en kwitanties van zakelijke uitgaven, offertes die zijn omgezet in opdrachten en contracten met opdrachtgevers of leveranciers. Ook correspondentie over zakelijke transacties hoort hierbij. Digitale documenten vallen ook onder de bewaarplicht — een factuur die je per e-mail ontvangt moet je bewaren op een manier waarop de Belastingdienst die kan raadplegen. Bonnetjes die je als aftrekbare kosten wilt opvoeren moet je eveneens bewaren — zonder bewijs kun je een kostenpost niet onderbouwen bij een controle.
Mag je papieren documenten inscannen?
Ja, dat mag. De Belastingdienst accepteert digitale kopieën van papieren documenten, mits je ze op een betrouwbare manier opslaat. De digitale versie moet een getrouwe kopie zijn van het origineel, de bestanden moeten leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn en je moet kunnen aantonen dat de inhoud niet is aangepast. In de praktijk volstaat het om facturen als PDF op te slaan in een geordende mappenstructuur of via boekhoudsoftware.
Wat gebeurt er als je je administratie niet bewaart?
Als de Belastingdienst een controle uitvoert en je kunt de gevraagde documenten niet overleggen, kan dat gevolgen hebben. De Belastingdienst kan dan uitgaan van een schatting van je inkomsten of kosten, wat doorgaans in jouw nadeel uitpakt. Daarnaast kun je een boete krijgen voor het niet nakomen van de bewaarplicht. Een controle hoeft niet aangekondigd te worden en kan betrekking hebben op meerdere jaren tegelijk — zeven jaar is daarom geen overdreven termijn.
Hoe organiseer je je bewaarplicht praktisch?
Een goede structuur voorkomt zoekwerk achteraf. Werk met jaarsmappen, digitaal of fysiek, en bewaar documenten per boekjaar. Gebruik een vaste naamgeving voor bestanden, bijvoorbeeld 2024-01-factuur-klantnaam.pdf, en koppel je bankafschriften aan je facturen zodat betalingen altijd traceerbaar zijn.
Afronding
De bewaarplicht verplicht je als zzp’er om je administratie zeven jaar te bewaren, of tien jaar bij onroerende zaken. Dit geldt voor facturen, bankafschriften, contracten en alle andere zakelijke documenten. Digitaal bewaren is toegestaan, mits de bestanden betrouwbaar en raadpleegbaar zijn. Wil je weten welke documenten precies onder je administratie vallen? Lees dan ook wat je als starter moet bijhouden.