Je hebt een factuur verstuurd maar er zit een fout in — een verkeerd bedrag, een verkeerd btw-tarief of de verkeerde klant. Een verstuurde factuur mag je nooit zomaar aanpassen of verwijderen. De oplossing is een creditnota. In dit artikel lees je precies wat een creditnota is, wanneer je hem verplicht moet sturen, wat er op moet staan en hoe je de btw correct verwerkt.
Wat is een creditnota?
Een creditnota — ook wel creditfactuur of negatieve factuur genoemd — is een officieel document waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. De creditnota corrigeert de oorspronkelijke factuur zonder dat je die hoeft te verwijderen of aan te passen. Zo blijft de facturenreeks in je administratie aaneengesloten en controleerbaar voor de Belastingdienst. De drie termen worden door elkaar gebruikt maar betekenen hetzelfde. Creditnota is de officiële boekhoudkundige term. Creditfactuur is de spreektaalvariant. Negatieve factuur beschrijft wat je ziet: een document met een negatief eindbedrag. Voor je administratie maakt het niet uit welk woord je gebruikt, zolang het document voldoet aan de factuureisen van de Belastingdienst.
Wanneer stuur je een creditnota?
Een creditnota is verplicht in de volgende situaties:
- Je hebt een fout bedrag gefactureerd — te hoog of te laag. Je hebt het verkeerde btw-tarief gebruikt.
- Je hebt gefactureerd aan de verkeerde klant.
- Een klant retourneert een product of annuleert een opdracht na facturering.
- Je kent een klant achteraf een korting toe op een al verzonden factuur.
- Je hebt een dienst gefactureerd die uiteindelijk niet is geleverd.
Wanneer heb je geen creditnota nodig?
Voor kleine feitelijke fouten — een verkeerd adres, een typefout in de bedrijfsnaam of een fout contactpersoon — kun je in sommige gevallen een herziene factuur sturen met hetzelfde factuurnummer en de vermelding “herziene versie van [datum]”. Dat is alleen van toepassing als de fout geen invloed heeft op bedragen, btw of de identiteit van de debiteur. Zodra er sprake is van een fout in het bedrag, het btw-tarief of het btw-bedrag is een creditnota altijd verplicht. Een creditnota is ook geen instrument om onbetaalde facturen kwijt te schelden — dat is een ander traject. Meer over wat je doet bij niet-betaling lees je in ons artikel over debiteurenbeheer voor zzp’ers.
Wat moet er verplicht op een creditnota staan?
De Belastingdienst stelt dezelfde eisen aan een creditnota als aan een gewone factuur, aangevuld met een aantal extra verplichte elementen. Een correcte creditnota bevat altijd:
- Jouw bedrijfsnaam en adres.
- Jouw btw-identificatienummer.
- Jouw KVK-nummer.
- Naam en adres van de klant.
- Een uniek creditnotanummer — doorlopend genummerd in je eigen reeks of meegenummerd met je reguliere facturen.
- Datum van de creditnota.
- Een duidelijke verwijzing naar het factuurnummer én de datum van de oorspronkelijke factuur.
- Een omschrijving van wat er gecrediteerd wordt.
- Het te crediteren bedrag exclusief btw.
- Het btw-tarief en het btw-bedrag — negatief vermeld.
- Het totaalbedrag inclusief btw — negatief.
Het is niet verplicht maar wel sterk aan te raden om bovenaan het document duidelijk “Creditnota” of “Creditfactuur” te vermelden. Zo ziet je klant direct dat het om een correctie gaat en niet om een nieuwe factuur.
Volledig of gedeeltelijk crediteren — wat is het verschil?
Je kunt een factuur volledig of gedeeltelijk crediteren. Volledig crediteren doe je als de hele factuur fout is of als een bestelling volledig wordt geannuleerd. De creditnota bevat dan het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur met een minteken. Daarna stuur je indien nodig een nieuwe correcte factuur met een nieuw factuurnummer. Gedeeltelijk crediteren doe je als slechts een deel van de factuur fout is — bijvoorbeeld als je vijf uur hebt gefactureerd maar vier hebt gewerkt, of als je een korting achteraf toekent. De creditnota bevat dan alleen het te crediteren deel.
Hoe verwerk je de btw op een creditnota?
Dit is het meest technische onderdeel en waar de meeste fouten worden gemaakt.
- Als je de creditnota verstuurt in hetzelfde btw-tijdvak als de oorspronkelijke factuur — hetzelfde kwartaal bij kwartaalaangifte — dan verwerk je de creditnota gewoon in de eerstvolgende btw-aangifte. De negatieve btw op de creditnota vermindert het bedrag dat je moet afdragen, of verhoogt je teruggave.
- Als de creditnota betrekking heeft op een eerder btw-tijdvak — een ander kwartaal of een ander jaar — dan is de verwerking complexer. Je hebt in het eerdere tijdvak al btw afgedragen over de oorspronkelijke factuur. Die btw vraag je terug in het tijdvak waarin je de creditnota verstuurt, niet met terugwerkende kracht. Bij complexe situaties — meerdere btw-tarieven, creditnota’s over meerdere jaren — is advies van een boekhouder verstandig.
Hoe boek je een creditnota in je administratie?
Je boekt de creditnota als tegenboeking van de oorspronkelijke factuur. Het bedrag en de btw gaan er met een minteken in, zodat je omzet en af te dragen btw automatisch worden gecorrigeerd. Bewaar de creditnota naast de originele factuur in je administratie. De bewaartermijn is zeven jaar — gelijk aan die van gewone facturen. Meer over de bewaarplicht lees je in ons artikel over bewaarplicht voor zzp’ers. De meeste boekhoudsoftware maakt dit eenvoudig: je zet een bestaande factuur met één handeling om naar een creditnota, waarbij de bedragen automatisch negatief worden overgenomen en het creditnotanummer automatisch wordt aangemaakt. Bekijk onze vergelijking van boekhoudsoftware voor zzp’ers om te zien welk pakket dit voor je automatiseert.
Voorbeeldtekst voor een creditnota
CREDITNOTA
Creditnotanummer: CN-2026-001
Datum: [datum]
Betreft: Creditering van factuur [factuurnummer] d.d. [datum oorspronkelijke factuur][Jouw bedrijfsgegevens]
KVK: [nummer] | BTW-id: [nummer]Aan: [naam en adres klant]
Omschrijving: Creditering van [omschrijving fout — bijvoorbeeld: te veel gefactureerde uren / foutief btw-tarief / geannuleerde opdracht]
Bedrag exclusief btw: −€[bedrag]
BTW [tarief]%: −€[btw-bedrag]
Totaal inclusief btw: −€[totaalbedrag]
Veelgemaakte fouten bij creditnota’s
- Geen verwijzing naar de oorspronkelijke factuur — verplicht en zonder verwijzing is de creditnota ongeldig als btw-correctie.
- Verkeerd btw-tarief op de creditnota — gebruik altijd hetzelfde btw-tarief als op de oorspronkelijke factuur, ook als dat tarief inmiddels is gewijzigd.
- Creditnota gebruiken om onbetaalde facturen af te schrijven — een creditnota is een correctie-instrument, geen afschrijvingsinstrument. Een onbetaalde factuur die je wilt kwijtschelden verwerk je anders in je boekhouding.
- Bedragen positief vermelden in plaats van negatief — alle bedragen op een creditnota zijn negatief. Dat is hoe de boekhouding de correctie verwerkt.
Afronding
Een creditnota stuur je altijd als je een fout wilt corrigeren in een al verstuurde factuur — voor fouten in bedragen, btw of debiteur is dat verplicht. De creditnota bevat dezelfde verplichte gegevens als een gewone factuur plus een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Verwerk de btw in het tijdvak waarin je de creditnota verstuurt en bewaar hem zeven jaar in je administratie. Wil je facturen en creditnota’s foutloos opstellen? Gebruik onze gratis factuur generator voor zzp’ers voor een correcte PDF.