De meeste zzp’ers sturen hun facturen tegenwoordig digitaal — per e-mail als pdf of via boekhoudsoftware. Maar online factureren is meer dan een factuur als bestand versturen. Er gelden wettelijke eisen, er zijn verschillende manieren om het te doen en de komende jaren veranderen de regels rondom elektronisch factureren. In dit artikel lees je hoe online factureren werkt, wat de Belastingdienst verwacht, wanneer Peppol verplicht is en welke methode het beste bij jou past.
Wat is online factureren?
Online factureren betekent dat je facturen digitaal opstelt en verstuurt — in plaats van ze te printen en per post te sturen. Dat klinkt eenvoudig maar er zijn verschillende vormen van digitaal factureren die je moet kennen.
- Een pdf-factuur per e-mail is de meest gebruikte methode. Je maakt een factuur aan in boekhoudsoftware of een factuur generator, exporteert hem als pdf en stuurt hem per e-mail naar je klant. Dit is volledig toegestaan voor alle zakelijke klanten en particulieren in Nederland.
- Een e-factuur via Peppol is een gestructureerde digitale factuur in UBL/XML-formaat die automatisch van systeem naar systeem wordt verstuurd via het Peppol-netwerk. Dit is een andere categorie dan een pdf — een e-factuur kan automatisch worden verwerkt door de boekhoudsoftware van je klant, zonder handmatige invoer.
- Een factuurlink of betaalverzoek — sommige boekhoudsoftware laat je een factuur sturen als link in plaats van als bijlage. Je klant klikt op de link, ziet de factuur in de browser en kan direct betalen via iDEAL. Handig maar niet verplicht.
Wat zijn de wettelijke eisen aan een digitale factuur?
De inhoudelijke eisen aan een digitale factuur zijn precies hetzelfde als aan een papieren factuur. Je btw-id, KVK-nummer, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving, het btw-bedrag apart vermeld — al die verplichte onderdelen gelden ook voor een pdf of e-factuur. Daarnaast geldt dat een digitale factuur net zo bewaard moet worden als een papieren factuur — minimaal zeven jaar, leesbaar en ongewijzigd. Een pdf opgeslagen in je e-mailbox voldoet alleen als die niet verloren kan gaan. Gebruik een cloudomgeving of boekhoudsoftware als betrouwbare bewaaroplossing.
Is Peppol verplicht voor Nederlandse zzp’ers?
Dit is het punt waar veel verwarring over bestaat. Het korte antwoord: niet voor alle zzp’ers, maar wel in een aantal specifieke situaties.
- Factureren aan de Rijksoverheid — verplicht via Peppol
Lever je diensten of producten aan een ministerie, gemeente, provincie, waterschap of andere overheidsinstantie? Dan ben je verplicht een e-factuur via het Peppol-netwerk te sturen. Dit geldt al — het is geen toekomstige verplichting. Overheidsinstellingen zijn niet verplicht een pdf-factuur te accepteren.
- Factureren aan zakelijke klanten — nog niet verplicht
Voor normale B2B-transacties tussen Nederlandse bedrijven onderling is e-facturatie via Peppol in 2026 nog niet verplicht. Je mag gewoon een pdf per e-mail sturen. De EU werkt aan een bredere verplichting via de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age), maar voor Nederland is de invoerdatum voor binnenlandse B2B-transacties nog niet definitief vastgesteld. Een kabinetsreactie op een groot onderzoek verscheen in maart 2026 — het conceptwetsvoorstel wordt verwacht in het vierde kwartaal van 2026. Mogelijk geldt de verplichting per 2030.
- Factureren aan particulieren — geen Peppol
Aan particuliere klanten stuur je gewoon een pdf of papieren factuur. Peppol is alleen relevant voor B2B-transacties.
Let op de verwarring met België: Per 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor alle Belgische B2B-transacties. Veel Nederlandse informatiebronnen vermelden dit als “Peppol is verplicht in 2026” — maar dat geldt voor België, niet voor Nederland. Als je Belgische zakelijke klanten hebt, kan het zijn dat zij een e-factuur via Peppol verwachten.
Hoe stuur je online facturen in de praktijk?
Er zijn drie praktische methoden, elk geschikt voor een andere situatie.
- Gratis factuur generator
Voor wie af en toe een factuur stuurt zonder boekhoudsoftware. Je vult je gegevens in, downloadt de factuur als pdf en stuurt hem per e-mail. Snel en gratis, maar je houdt geen automatisch overzicht bij van openstaande facturen en betaalstatus. Gebruik onze gratis factuur generator om direct een correcte factuur op te stellen. - Boekhoudsoftware
De meest complete oplossing voor zzp’ers die regelmatig factureren. Boekhoudsoftware zoals Moneybird, Jortt of fENNA maakt facturen aan met alle verplichte gegevens, nummert automatisch door, koppelt aan je bankrekening en houdt bij welke facturen zijn betaald en welke nog openstaan. Sommige pakketten ondersteunen ook Peppol als je dat nodig hebt voor overheidsklanten. - E-facturatie via Peppol
Noodzakelijk als je aan de overheid factureert. Je hebt boekhoudsoftware nodig die Peppol ondersteunt — de meeste Nederlandse pakketten bieden dit aan. Je maakt de factuur aan zoals gewoonlijk, het systeem converteert hem automatisch naar UBL/XML-formaat en verstuurt hem via het Peppol-netwerk naar de ontvanger.
Voordelen van online factureren
- Sneller betaald worden — een digitale factuur komt direct aan, een papieren factuur niet. Sommige boekhoudsoftware laat je een iDEAL-betaallink toevoegen zodat klanten direct betalen.
- Automatische opvolging — boekhoudsoftware stuurt automatisch een herinnering als een factuur te lang openstaat, zonder dat je er zelf aan hoeft te denken.
- Minder fouten — software vult verplichte velden automatisch in en nummert facturen correct door. Handmatige fouten zoals een ontbrekend btw-id of een dubbel factuurnummer worden zo voorkomen.
- Eenvoudigere administratie — alle facturen staan op één plek, gekoppeld aan je bankrekening. Je btw-aangifte bouw je direct op uit de gegevens in de software.
Mag een klant een digitale factuur weigeren?
Een zakelijke klant mag in principe geen digitale factuur weigeren als die voldoet aan alle wettelijke eisen. Een pdf per e-mail is een geldige factuur. Wil een klant per se een papieren factuur, dan is dat zijn wens maar geen wettelijk recht — tenzij je dat vooraf zo hebt afgesproken. Omgekeerd geldt: een klant is niet verplicht een e-factuur via Peppol te accepteren — behalve als het een overheidsinstelling is.
Wat verandert er de komende jaren?
Nederland bereidt zich voor op bredere e-facturatieverplichtingen als onderdeel van de Europese ViDA-richtlijn. Het kabinet onderzoekt de meest geschikte infrastructuur en verwacht in het vierde kwartaal van 2026 met een conceptwetsvoorstel te komen. De verwachting is dat verplichte e-facturatie voor binnenlandse B2B-transacties in Nederland per 2030 geldt. Als je nu al boekhoudsoftware gebruikt die Peppol ondersteunt ben je al goed voorbereid. Gebruik je nog een handmatige methode of een eenvoudige factuur generator, dan is het verstandig om de ontwikkelingen te volgen en op tijd over te stappen.
Afronding
Online factureren is in Nederland toegestaan via een pdf per e-mail — aan alle verplichte factuurgegevens moet je wel gewoon voldoen. Peppol is in Nederland alleen verplicht als je aan de Rijksoverheid factureert. Voor gewone zakelijke klanten geldt die verplichting in 2026 nog niet. Wil je meteen aan de slag? Gebruik onze gratis factuur generator voor een correcte pdf-factuur, of bekijk de vergelijking van boekhoudsoftware als je op zoek bent naar een complete oplossing met automatische opvolging en Peppol-ondersteuning.