Je hebt een factuur verstuurd, de betalingstermijn is verstreken en je klant betaalt niet. Na een vriendelijke betalingsherinnering die ook niets heeft opgeleverd is het tijd voor een aanmaning. Dat klinkt zwaarder dan het is — maar een aanmaning heeft wel degelijk een formeel karakter en moet aan bepaalde regels voldoen, zeker als je later wettelijke incassokosten wilt kunnen innen. In dit artikel lees je precies hoe een aanmaning werkt, welke regels gelden voor zakelijke en particuliere klanten, wat er verplicht in moet staan en welke tekst je kunt gebruiken.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek — de toon is informeel en de boodschap is dat je eraan herinnert dat er nog een openstaande factuur is. Je stuurt dit doorgaans kort na het verstrijken van de betalingstermijn. Een aanmaning is een stap serieuzer. Je maant de klant formeel aan om te betalen, je noemt de gevolgen van niet-betalen expliciet en je geeft een nieuwe, kortere betaaltermijn. De toon is zakelijk en dringend — maar blijft professioneel. Agressiviteit helpt niet en kan een zakelijke relatie onnodig beschadigen. Juridisch gezien is een aanmaning ook een belangrijk onderdeel van je dossieropbouw. Als de zaak later voor de rechter komt, laat je met aanmaningen zien dat je je klant herhaaldelijk en duidelijk de kans hebt gegeven om te betalen. Zonder die documentatie sta je zwakker.
De gebruikelijke volgorde
In de praktijk verloopt het traject bij niet-betaling vrijwel altijd in deze volgorde:
- Factuur versturen direct na levering, met een duidelijke betalingstermijn.
- Betalingsherinnering sturen kort na het verstrijken van de termijn, vriendelijk van toon.
- Aanmaning sturen als ook de herinnering geen effect heeft, formeel en met gevolgen vermeld.
- Incassobureau inschakelen of juridische stappen zetten als ook de aanmaning geen betaling oplevert.
Dit artikel gaat over stap 3. Meer over debiteurenbeheer in het algemeen lees je in ons artikel over debiteurenbeheer voor zzp’ers.
Het cruciale verschil tussen zakelijke en particuliere klanten
Dit bepaalt welke regels je moet volgen en of je een eenvoudige aanmaning of een formele WIK-brief moet sturen.
- Bij zakelijke klanten (B2B) is er geen wettelijke verplichting om een specifieke aanmaningsprocedure te doorlopen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Zodra de betalingstermijn is verstreken is je klant automatisch in verzuim — je hoeft hiervoor geen aanmaning te sturen. In de praktijk doe je dat wel, want het geeft je klant een laatste kans en bouwt je dossier op voor een eventuele juridische procedure.
- Bij particuliere klanten (B2C) gelden strengere regels. Voordat je wettelijke incassokosten mag rekenen, ben je verplicht om een zogenoemde WIK-brief te sturen — ook wel de 14-dagenbrief of 15-dagenbrief genoemd. Die brief moet aan specifieke wettelijke eisen voldoen. Klopt de brief niet, dan kan een rechter de incassokosten afwijzen, ook als de schuld verder onbetwist is.
Belangrijk voor zzp’ers die aan andere zzp’ers factureren:
Juridisch gezien is een zzp’er een ondernemer. Maar in de praktijk beschermen rechters zzp’ers en eenmanszaken soms als consument — met name als de aankoop niet direct verband houdt met hun kernactiviteiten. Het advies is om op safe te spelen en ook aan zzp’ers en eenmanszaken altijd een WIK-brief te sturen als je incassokosten wilt kunnen innen. Zo sta je altijd sterk.
De WIK-brief — wat is het en wat moet erin staan?
De WIK-brief is de wettelijk verplichte laatste aanmaning aan particuliere klanten voordat je incassokosten mag rekenen. De naam verwijst naar de Wet Incassokosten (WIK) die deze procedure vastlegt in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek. De brief moet aan de volgende eisen voldoen:
- De klant krijgt nog minimaal 14 dagen de tijd om de hoofdsom te betalen, kosteloos en zonder extra kosten. Die termijn begint pas te lopen op de dag nadat de brief is ontvangen — niet op de datum waarop jij hem verstuurt. Stuur je per post, houd dan rekening met bezorgtijd en tel minimaal 17 tot 18 dagen vanaf het moment van verzending voordat je verdere stappen zet.
- Je vermeldt het exacte bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als de klant niet binnen de termijn betaalt. Je mag geen eigen administratiekosten of andere verhogingen in rekening brengen — ook niet als dat in je algemene voorwaarden staat. De WIK-brief zelf moet volledig kosteloos zijn voor de klant.
Hoe hoog zijn de incassokosten die je vermeldt? Die bereken je op basis van de wettelijke staffel. Bij een vordering van €500 is dat minimaal €40. Meer over die berekening lees je in ons artikel over incassokosten berekenen als zzp’er.
Mag je ook wettelijke rente vermelden in de WIK-brief?
Ja, dat mag. Je kunt in zowel de aanmaning aan zakelijke klanten als in de WIK-brief vermelden dat je de wettelijke rente in rekening brengt over het openstaande bedrag vanaf de dag dat de betalingstermijn is verstreken. Voor zakelijke klanten bedraagt die rente 10,15% per jaar in 2026. Voor particuliere klanten geldt 4% per jaar. Meer over hoe je die rente berekent lees je in ons artikel over wettelijke rente berekenen als zzp’er.
Voorbeeldtekst aanmaning — zakelijke klant
Stuur deze brief per e-mail met leesbevestiging, of aangetekend per post. Bewaar het bewijs van verzending.
Betreft: Aanmaning — Factuur [factuurnummer]
Geachte [naam / naam bedrijf],
Op [factuurdatum] stuurden wij u factuur [factuurnummer] voor een bedrag van [bedrag incl. btw], met een betalingstermijn van [X] dagen. De uiterste betaaldatum was [vervaldatum].
Ondanks onze betalingsherinnering van [datum herinnering] hebben wij uw betaling nog niet ontvangen.
Wij verzoeken u het openstaande bedrag van [totaalbedrag] uiterlijk op [datum, 5 tot 7 dagen na deze brief] over te maken op:
IBAN: [jouw IBAN]
T.n.v.: [tenaamstelling]
O.v.v.: [factuurnummer]Vanaf de oorspronkelijke vervaldatum is de wettelijke handelsrente van 10,15% per jaar verschuldigd over het openstaande bedrag. Het totaal te betalen bedrag inclusief rente tot en met vandaag bedraagt [bedrag + rente].
Als betaling uitblijft, zien wij ons genoodzaakt de vordering ter incasso over te dragen. De daarmee gepaard gaande incassokosten komen volledig voor uw rekening.
Voor vragen kunt u contact opnemen via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
[KVK-nummer]
[Contactgegevens]
Voorbeeldtekst WIK-brief — particuliere klant of zzp’er
Let op: gebruik deze tekst woordelijk en pas alleen de variabelen aan. De formulering is juridisch specifiek. Afwijkingen kunnen ertoe leiden dat de incassokosten bij een gerechtelijke procedure worden afgewezen.
Betreft: Laatste aanmaning — Factuur [factuurnummer]
Geachte [naam],
Op [factuurdatum] stuurden wij u factuur [factuurnummer] voor een bedrag van [totaalbedrag]. De betalingstermijn is verstreken op [vervaldatum]. Ondanks onze eerdere herinnering hebben wij uw betaling nog niet ontvangen.
Wij geven u hierbij een laatste mogelijkheid om het openstaande bedrag van [totaalbedrag] kosteloos te voldoen.
U heeft hiervoor 14 dagen de tijd, gerekend vanaf de dag na ontvangst van deze brief. Maakt u het bedrag niet binnen deze termijn over op:
IBAN: [jouw IBAN]
T.n.v.: [tenaamstelling]
O.v.v.: [factuurnummer]Dan zijn wij genoodzaakt de vordering ter incasso over te dragen. De wettelijke incassokosten die dan in rekening worden gebracht bedragen [berekend bedrag op basis van WIK-staffel, minimaal €40].
Voor vragen kunt u contact opnemen via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
[KVK-nummer]
[Contactgegevens]
Praktische tips bij het versturen van een aanmaning
- Stuur aanmaningen altijd per e-mail met een leesbevestiging ingeschakeld, of aangetekend per post. Zo heb je bewijs dat de klant de brief heeft ontvangen — dat is onmisbaar als de zaak later voor de rechter komt.
- Ga niet eindeloos door met aanmaningen sturen. Twee aanmaningen zijn in de meeste gevallen genoeg. Als ook de tweede aanmaning geen effect heeft, is het tijd om de volgende stap te zetten.
- Experts adviseren het hele traject — van eerste herinnering tot overdracht aan een incassobureau — binnen 30 dagen af te ronden. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je klant in diepere financiële problemen raakt en jij achteraan de rij met schuldeisers belandt.
Wat doe je als ook de aanmaning geen effect heeft?
Dan zijn er twee vervolgstappen: een incassobureau inschakelen of zelf naar de rechter stappen via een dagvaarding. Voor vorderingen tot €25.000 is dat de kantonrechter — daarvoor heb je geen advocaat nodig.
Afronding
Een aanmaning sturen is een formele maar noodzakelijke stap als een klant blijft uitblijven met betalen. Stuur je aan zakelijke klanten, dan gelden minder strikte formele eisen — bij particulieren en zzp’ers ben je verplicht de WIK-brief met de correcte 14-dagentermijn te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Zorg altijd voor bewijs van verzending en bewaar alle correspondentie zorgvuldig. Die documentatie is onmisbaar als de zaak later voor de rechter komt.