Betaalt een klant je factuur niet, zelfs niet na een herinnering? Dan mag je niet alleen wettelijke rente rekenen, maar ook een vergoeding voor de moeite die het je kost om je geld alsnog binnen te krijgen — de zogeheten incassokosten. De hoogte daarvan ligt niet vrij, maar is wettelijk vastgelegd in een staffel. In dit artikel leggen we uit wat die staffel precies inhoudt, hoe je het bedrag zelf berekent, en wat het verschil is tussen een zakelijke en een particuliere klant.
Wat zijn incassokosten precies?
Incassokosten — voluit “buitengerechtelijke incassokosten” genoemd — zijn een vergoeding voor de kosten die je maakt om een onbetaalde factuur alsnog geïnd te krijgen, zonder dat daarvoor een rechter aan te pas komt. Denk aan de tijd en moeite van het versturen van aanmaningen of het inschakelen van een incassobureau. De wet geeft je het recht om deze kosten bij je klant in rekening te brengen, bovenop het bedrag van de factuur zelf en bovenop de wettelijke rente. Belangrijk om te weten: dit zijn niet dezelfde kosten als de rente. Rente vergoedt je voor het feit dat je later betaald kreeg. Incassokosten vergoeden je voor de extra inspanning om het geld binnen te krijgen. Je mag beide naast elkaar rekenen.
De wettelijke staffel — hoe werkt die?
Sinds 1 juli 2012 is in Nederland precies vastgelegd hoeveel je maximaal aan incassokosten mag rekenen. Dit staat in de Wet Incassokosten (WIK) en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). De vergoeding wordt berekend als een percentage van het openstaande factuurbedrag, maar dat percentage is niet voor elk bedrag hetzelfde.
De staffel werkt degressief: hoe hoger de openstaande vordering, hoe lager het percentage dat je over dat deel mag rekenen. De gedachte hierachter is dat de kosten van het incasseren niet evenredig meestijgen met de hoogte van het bedrag.
Volgens de Rijksoverheid gelden de volgende percentages, die je cumulatief per schijf toepast:
- 15% over de eerste €2.500 van de hoofdsom
- 10% over het deel van de hoofdsom tussen €2.500 en €5.000
- 5% over het deel van de hoofdsom tussen €5.000 en €10.000
- 1% over het deel van de hoofdsom tussen €10.000 en €200.000
- 0,5% over het deel van de hoofdsom boven €200.000
Daarbij geldt altijd een minimumbedrag van €40 — ook als de berekening volgens de staffel lager uitkomt, mag je dit minimum altijd rekenen. Aan de bovenkant geldt een absoluut maximum van €6.775 per vordering, ongeacht hoe hoog de openstaande factuur is.
Hoe bereken je de incassokosten in de praktijk?
- Voor bedragen tot €2.500 is de berekening simpel: je neemt 15% van het bedrag, met een minimum van €40.
- Voor hogere bedragen werk je de staffel schijf voor schijf af en tel je de uitkomsten bij elkaar op.
Rekenvoorbeeld 1 — een kleinere factuur
Je hebt een openstaande factuur van €250. Volgens de staffel zou 15% van €250 neerkomen op €37,50. Omdat dit lager is dan het wettelijke minimum, mag je toch het minimumbedrag van €40 rekenen.
Rekenvoorbeeld 2 — een grotere factuur
Je hebt een openstaande factuur van €3.000. Je berekent dit in twee schijven:
- 15% over de eerste €2.500 = €375
- 10% over het resterende deel van €500 = €50
Totaal: €375 + €50 = €425 aan incassokosten
Rekenvoorbeeld 3 — een grote zakelijke vordering
Stel, je hebt een vordering van €8.000:
- 15% over de eerste €2.500 = €375
- 10% over de volgende €2.500 (tot €5.000) = €250
- 5% over het resterende deel van €3.000 (tot €8.000) = €150
Totaal: €375 + €250 + €150 = €775 aan incassokosten
Het cruciale verschil tussen particuliere en zakelijke klanten
Net als bij de wettelijke rente, geldt ook hier een belangrijk onderscheid tussen wie je klant is.
- Bij particuliere klanten is de staffel dwingend recht — je mag er nooit van afwijken, ook niet als je dat in je algemene voorwaarden zou opnemen. Daarnaast geldt een strikte voorwaarde: je mag pas incassokosten rekenen nadat je de klant een schriftelijke aanmaning hebt gestuurd waarin je expliciet het exacte bedrag aan incassokosten vermeldt dat verschuldigd wordt als er niet binnen 14 dagen wordt betaald. Vergeet je dit, of vermeld je een verkeerd bedrag, dan vervalt je recht om de incassokosten te innen voor deze vordering.
- Bij zakelijke klanten ligt het anders. Daar geldt de staffel als uitgangspunt, maar je mag er — mits dit vooraf schriftelijk is afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden — van afwijken. Ook hoef je bij zakelijke klanten geen voorafgaande aanmaning te sturen om recht te hebben op incassokosten: zodra de betalingstermijn is verstreken, ben je vanaf dat moment al €40 aan incassokosten verschuldigd, zonder dat je daar iets voor hoeft te doen.
Mag je btw rekenen over de incassokosten?
Dat hangt af van jouw situatie als ondernemer. Ben je zelf btw-plichtig en kun je de btw die je betaalt gewoon verrekenen? Dan reken je géén btw over de incassokosten — het staffelbedrag is dan al het volledige bedrag dat je in rekening mag brengen. Schakel je echter een incassobureau in en is dat bureau zelf niet btw-plichtig, dan kan er wel btw worden opgeslagen op hun kosten. Twijfel je over jouw specifieke situatie, raadpleeg dan een boekhouder of fiscaal adviseur.
Mag je bij elke herinnering opnieuw incassokosten rekenen?
Nee. Incassokosten reken je in beginsel één keer per vordering, niet bij elke nieuwe herinnering die je stuurt. Doe je dit toch vaker, dan reken je feitelijk te veel en kan dat bij een geschil tegen je werken.
Afronding
Als zzp’er heb je het wettelijke recht om incassokosten te rekenen wanneer een klant ondanks een aanmaning niet betaalt — berekend volgens een vaste, degressieve staffel met een minimum van €40 en een maximum van €6.775. Bij particuliere klanten ben je verplicht om eerst een correcte aanmaning te sturen met het exacte bedrag erin vermeld; bij zakelijke klanten gelden minder strikte regels en mag je zelfs schriftelijk van de staffel afwijken. Combineer je de incassokosten met de wettelijke rente, dan kun je een fors bedrag bovenop de oorspronkelijke factuur claimen. Meer over hoe je de wettelijke rente zelf berekent, lees je in ons artikel over wettelijke rente berekenen als zzp’er.