Je hebt je eerste opdracht binnen. Nu moet je een factuur sturen. Voor veel startende zzp’ers is dat een spannend moment — wat moet er precies op staan, hoe nummereer je facturen en hoe zit het met de btw? In dit artikel lees je exact wat er verplicht op een factuur moet staan, welke veelgemaakte fouten je vermijdt en hoe je je eerste factuur professioneel opstelt. Wil je meteen aan de slag? Gebruik onze gratis factuur generator om direct een correcte factuur op te stellen en te downloaden als pdf.
Waarom een correcte factuur zo belangrijk is
Een factuur is niet alleen een verzoek tot betaling — het is ook een officieel document voor de Belastingdienst. Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet is ongeldig als btw-factuur. Dat betekent dat je klant de btw niet mag aftrekken als voorbelasting. De Belastingdienst kan bij een boekenonderzoek de aftrek weigeren en een naheffing opleggen — bij jou of bij je klant. Een correcte factuur beschermt beide partijen.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
De Belastingdienst schrijft exact voor welke gegevens op een factuur moeten staan. Ontbreekt één van deze onderdelen dan is de factuur formeel niet correct.
Verplichte onderdelen:
- Factuurdatum — de datum waarop de factuur is opgesteld
- Uniek factuurnummer — elk nummer mag maar één keer voorkomen in een doorlopende reeks
- Jouw volledige naam en adres
- Jouw btw-identificatienummer — het btw-id dat begint met NL
- Jouw KVK-nummer
- Naam en adres van de klant
- Btw-nummer van de klant — alleen verplicht bij zakelijke klanten in Nederland of de EU
- Duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
- Leveringsdatum of dienstverleningsperiode — als die afwijkt van de factuurdatum
- Prijs exclusief btw per product of dienst
- Btw-tarief en btw-bedrag — apart vermeld
- Totaalbedrag inclusief btw
Hoe nummereer je facturen?
Elke factuur moet een uniek en doorlopend factuurnummer hebben. Je mag zelf bepalen hoe je nummering eruitziet. Een veelgebruikte methode is het jaartal combineren met een opvolgend nummer — bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, 2026-003. Zo zie je direct uit welk jaar een factuur stamt en weet je hoeveel facturen je hebt verstuurd. Je mag geen nummers overslaan zonder verklaring. Een gat in de nummering kan bij een belastingcontrole vragen oproepen. Gebruik je boekhoudsoftware, dan nummert die automatisch door — een fout is dan vrijwel uitgesloten.
Welk btw-tarief gebruik je?
Het standaard btw-tarief in Nederland is 21%. Dit geldt voor de meeste diensten die zzp’ers leveren. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor specifieke categorieën zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen en bepaalde arbeidsintensieve diensten. Twijfel je welk tarief voor jouw dienst geldt? Gebruik onze BTW-tarief database om direct op te zoeken welk tarief van toepassing is. Een veelgemaakte fout: kosten die je doorberekent aan een klant — zoals een treinrit — krijgen altijd jouw eigen btw-tarief mee, niet het btw-tarief van de oorspronkelijke kosten. Reken je reiskosten door als zzp’er die 21% btw rekent? Dan zet je 21% op die reis, ook al betaalde jij 9% btw op het treinticket.
Wat als je gebruik maakt van de KOR?
Maak je gebruik van de Kleineondernemersregeling en hoef je geen btw te rekenen? Dan vermeld je geen btw op je factuur. In plaats daarvan zet je de vermelding “Btw vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968” op je factuur. Je vermeldt ook geen btw-nummer op de factuur.
Betalingstermijn — verplicht of niet?
Een betalingstermijn is niet wettelijk verplicht op je factuur maar wel sterk aan te raden. Zonder vermelde betalingstermijn geldt automatisch een termijn van dertig dagen. Vermeld je betalingstermijn altijd duidelijk onderaan de factuur — bijvoorbeeld “Te betalen vóór 15 augustus 2026.” Dat is concreter dan “binnen 14 dagen na factuurdatum” en voorkomt discussie.
Factuur per e-mail of post?
Een factuur mag digitaal worden verstuurd — als pdf per e-mail of via boekhoudsoftware. De factuur moet leesbaar zijn en alle verplichte gegevens bevatten. Digitale facturen moet je net als papieren facturen zeven jaar bewaren voor je administratie. Steeds meer zzp’ers sturen facturen via het Peppol-netwerk — een Europees systeem voor elektronisch factureren. Grote opdrachtgevers en de overheid vragen hier soms om. Controleer bij nieuwe opdrachtgevers of zij een voorkeur hebben voor een specifiek formaat.
Wat doe je als een factuur fout blijkt?
Een verstuurde factuur mag je nooit aanpassen of verwijderen. Zit er een fout in — een verkeerd bedrag, verkeerd btw-tarief of verkeerde klantgegevens — dan stuur je een creditnota. Die maakt de oorspronkelijke factuur ongedaan. Daarna stuur je een nieuwe correcte factuur met een nieuw factuurnummer. Zo blijft je facturenreeks aaneengesloten en controleerbaar.
Veelgemaakte fouten bij de eerste factuur
- Geen btw-nummer vermelden — verplicht op elke factuur richting zakelijke klanten.
- Factuurnummer niet doorlopend — een gat in de nummering wekt argwaan bij controle.
- Omschrijving te vaag — “werkzaamheden” is onvoldoende. Omschrijf wat je hebt gedaan, hoeveel uur en tegen welk tarief.
- Verkeerd btw-tarief — controleer altijd welk tarief van toepassing is op jouw dienst.
- Btw-bedrag niet apart vermeld — het btw-bedrag moet altijd apart op de factuur staan, niet alleen het totaal inclusief btw.
- Factuur aanpassen na verzending — doe dit nooit. Stuur altijd een creditnota en een nieuwe factuur.
Afronding
Je eerste factuur sturen is makkelijker dan het lijkt als je weet wat er verplicht op moet staan. Zorg voor een uniek factuurnummer, vermeld je btw-id en KVK-nummer, omschrijf je dienst duidelijk en vermeld het btw-bedrag apart. Bewaar al je facturen zeven jaar in je administratie — de Belastingdienst kan er altijd naar vragen. Wil je direct aan de slag? Gebruik onze gratis factuur generator om in een paar minuten een correcte factuur op te stellen en te downloaden als pdf.