Veel zzp’ers beginnen met het zelf doen van hun administratie. Dat is logisch: het houdt de kosten laag en geeft inzicht in je cijfers. Toch komt er vaak een moment waarop de vraag ontstaat of het verstandiger is om de administratie (deels) uit te besteden. In dit artikel lees je wanneer uitbesteden zinvol kan zijn en waar je rekening mee moet houden.
Wat valt onder administratie uitbesteden?
Administratie uitbesteden betekent dat je (een deel van) je administratieve werkzaamheden overdraagt aan een boekhouder, administratiekantoor of accountant. Dit kan variëren van alleen de btw-aangifte tot het volledig verwerken van inkomsten, kosten en jaarstukken.
Je blijft als ondernemer altijd zelf verantwoordelijk voor een correcte administratie. Uitbesteden betekent dus niet dat je nergens meer naar hoeft te kijken.
Waarom doen veel zzp’ers hun administratie zelf?
Vooral starters kiezen ervoor om de administratie zelf te doen. Dit komt vaak doordat de administratie in het begin overzichtelijk is en de kosten beperkt blijven. Daarnaast willen veel zzp’ers begrijpen hoe hun onderneming financieel draait.
Met behulp van boekhoudsoftware is het tegenwoordig relatief eenvoudig om zelf facturen te maken en kosten bij te houden. Voor een eenvoudige onderneming kan dit prima werken.
Wanneer wordt administratie uitbesteden interessant?
Administratie uitbesteden wordt vaak interessant wanneer de complexiteit toeneemt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je meer omzet krijgt, meerdere opdrachtgevers hebt of te maken krijgt met extra regels, zoals internationale klanten.
Ook tijd speelt een rol. Als je merkt dat je steeds meer tijd kwijt bent aan administratie en dit ten koste gaat van je werkzaamheden, kan uitbesteden rust en overzicht geven.
Voordelen van administratie uitbesteden
Een belangrijk voordeel van uitbesteden is tijdsbesparing. Je hoeft je minder bezig te houden met regels, deadlines en controles. Daarnaast verklein je de kans op fouten, omdat een specialist bekend is met wet- en regelgeving.
Ook kan een boekhouder meedenken over fiscale keuzes en aandachtspunten. Dit kan helpen om onaangename verrassingen te voorkomen.
Nadelen van administratie uitbesteden
Uitbesteden brengt kosten met zich mee. Voor sommige zzp’ers wegen deze kosten niet op tegen de tijdswinst. Zeker bij een eenvoudige administratie kan zelf doen goedkoper zijn.
Daarnaast lever je een deel van de controle in. Je moet vertrouwen op de persoon of het kantoor dat je administratie verzorgt. Goede communicatie blijft daarom belangrijk.
Volledig of gedeeltelijk uitbesteden?
Administratie uitbesteden hoeft niet alles of niets te zijn. Veel zzp’ers kiezen voor een tussenvorm. Zo kun je zelf factureren en kosten invoeren, terwijl een boekhouder de btw-aangifte en jaarafsluiting verzorgt.
Deze aanpak combineert inzicht met ontzorging en wordt vaak gezien als een praktische middenweg.
Waar moet je op letten bij uitbesteden?
Als je overweegt om je administratie uit te besteden, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken. Denk aan wat precies wordt gedaan, hoe vaak er contact is en welke kosten hieraan verbonden zijn.
Daarnaast is het verstandig om te kijken of de werkwijze aansluit bij jouw manier van werken. Goede bereikbaarheid en duidelijke uitleg zijn minstens zo belangrijk als technische kennis.
Wanneer is zelf blijven doen verstandiger?
Zelf blijven doen kan verstandig zijn als je administratie overzichtelijk is en je er weinig tijd aan kwijt bent. Ook als je graag grip houdt op je cijfers en het leerzaam vindt om zelf inzicht te hebben, kan dit een bewuste keuze zijn.
Zolang je de regels volgt en je administratie op orde is, is zelf doen geen probleem.
Afronding
Administratie uitbesteden is geen verplichting, maar een keuze. Wat verstandig is, hangt af van de omvang van je onderneming, je beschikbare tijd en je persoonlijke voorkeur. Door bewust af te wegen wat bij jouw situatie past, kun je een keuze maken die rust en overzicht geeft.
Dit artikel geeft een algemeen beeld van het uitbesteden van administratie voor zzp’ers. In vervolgartikelen kan dieper worden ingegaan op hulpmiddelen en oplossingen voor zowel zelf doen als uitbesteden.
Bronnen en aannames
Dit artikel is gebaseerd op algemene informatie over administratie en boekhouden voor zzp’ers in Nederland en richtlijnen van de Belastingdienst. Wet- en regelgeving kan wijzigen. Controleer bij twijfel altijd actuele informatie of raadpleeg een deskundige.