Als zzp’er ben je in de meeste gevallen verplicht om btw-aangifte te doen. Voor veel starters voelt dit ingewikkeld, terwijl het proces in de basis overzichtelijk is. In dit artikel lees je hoe btw-aangifte werkt, wanneer je aangifte moet doen en waar je als zzp’er op moet letten.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
Hoe vaak je btw-aangifte moet doen, hangt af van wat de Belastingdienst met jou heeft afgesproken. De meeste zzp’ers doen per kwartaal aangifte. In sommige gevallen doe je maandelijks of jaarlijks aangifte.
De aangifteperiode staat vast. Na afloop van de periode heb je een beperkte tijd om aangifte te doen en de btw te betalen. Te laat indienen kan leiden tot boetes of rente.
Wat heb je nodig voor je btw-aangifte?
Voor het doen van btw-aangifte heb je inzicht nodig in je omzet en je kosten. Je moet weten hoeveel btw je aan klanten hebt gefactureerd en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten.
Daarnaast heb je toegang nodig tot het ondernemersgedeelte van de Belastingdienst. Inloggen gebeurt met je eigen inloggegevens. Zonder een goed bijgehouden administratie is btw-aangifte lastig en foutgevoelig.
Stap 1: Btw over je omzet bepalen
De eerste stap is het bepalen van de btw die je hebt ontvangen van klanten. Dit is de btw die je op je facturen hebt vermeld. Je kijkt hierbij naar de omzet binnen de aangifteperiode.
Het is belangrijk dat je alleen de btw meeneemt die daadwerkelijk in deze periode valt. Facturen uit een andere periode horen bij een andere aangifte.
Stap 2: Voorbelasting berekenen
Vervolgens bepaal je hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Dit wordt ook wel voorbelasting genoemd. Deze btw mag je in veel gevallen terugvragen.
Alleen btw op zakelijke kosten met een geldige factuur komt hiervoor in aanmerking. Privé-uitgaven of kosten zonder factuur mag je niet meenemen.
Stap 3: Btw verrekenen
De btw die je hebt ontvangen van klanten en de btw die je hebt betaald over kosten worden met elkaar verrekend. Als je meer btw hebt ontvangen dan betaald, moet je het verschil betalen aan de Belastingdienst.
Heb je meer btw betaald dan ontvangen, dan krijg je het verschil terug. Dit bedrag wordt na verwerking van de aangifte uitbetaald.
Stap 4: Aangifte indienen bij de Belastingdienst
De btw-aangifte doe je digitaal via het portaal van de Belastingdienst. Je vult de gevraagde bedragen in per rubriek. Het systeem berekent automatisch het eindbedrag.
Controleer de ingevulde gegevens altijd zorgvuldig voordat je de aangifte verstuurt. Na verzending ontvang je een bevestiging.
Stap 5: Btw betalen of terugkrijgen
Moet je btw betalen, dan moet het bedrag vóór de uiterste datum op de rekening van de Belastingdienst staan. Alleen aangifte doen is niet voldoende; betaling is een aparte stap.
Als je btw terugkrijgt, wordt het bedrag meestal binnen enkele weken op je rekening gestort.
Wat als je gebruikmaakt van de KOR?
Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling, hoef je geen btw-aangifte te doen zolang je binnen de regeling valt. Je rekent dan geen btw en kunt ook geen btw terugvragen.
Het is belangrijk om goed bij te houden of je omzet binnen de grenzen van de regeling blijft. Bij overschrijding vervalt de regeling en moet je weer aangifte doen.
Veelgemaakte fouten bij btw-aangifte
Veelgemaakte fouten zijn het indienen van aangifte op basis van verkeerde perioden of het vergeten van facturen. Ook wordt btw soms verkeerd berekend of verkeerd ingevuld in de aangifte.
Een andere fout is het te laat indienen of betalen van de btw. Dit kan leiden tot boetes, ook als het om een klein bedrag gaat.
Afronding
Btw-aangifte doen is een vast onderdeel van het ondernemerschap voor zzp’ers. Door je administratie goed bij te houden en gestructureerd te werken, kun je dit proces overzichtelijk houden. Met een duidelijke werkwijze voorkom je fouten en verrassingen.
Dit artikel geeft een algemeen overzicht van het doen van btw-aangifte. In vervolgartikelen kan dieper worden ingegaan op specifieke situaties en hulpmiddelen.
Bronnen en aannames
Dit artikel is gebaseerd op algemene informatie over btw-aangifte voor ondernemers in Nederland en richtlijnen van de Belastingdienst. Wet- en regelgeving kan wijzigen. Controleer bij twijfel altijd de actuele informatie van de Belastingdienst of raadpleeg een deskundige.