Veel zzp’ers beginnen met het bijhouden van hun administratie in Excel. Dat is begrijpelijk: Excel is laagdrempelig en vaak al beschikbaar. Toch stappen veel ondernemers later over op boekhoudsoftware. In dit artikel lees je wat de verschillen zijn tussen boekhouden in Excel en boekhoudsoftware, en wanneer welke optie passend is.
Boekhouden in Excel: hoe werkt dat?
Bij boekhouden in Excel leg je inkomsten en uitgaven handmatig vast in spreadsheets. Je maakt zelf tabellen voor facturen, kosten en btw. Dit geeft veel vrijheid en controle over hoe je administratie is ingericht.
Voor eenvoudige administraties kan dit overzichtelijk zijn. Zeker in de startfase, met weinig transacties, is Excel voor veel zzp’ers voldoende.
Voordelen van boekhouden in Excel
Een belangrijk voordeel van Excel is de flexibiliteit. Je bepaalt zelf hoe je gegevens vastlegt en hoeft geen abonnement af te sluiten. Dit maakt Excel aantrekkelijk voor zzp’ers met lage kosten en een eenvoudige administratie.
Daarnaast is Excel voor veel mensen bekend, waardoor de leercurve beperkt is. Je kunt snel starten zonder nieuwe software te leren.
Nadelen van boekhouden in Excel
Het grootste nadeel van Excel is dat alles handmatig gebeurt. Dit vergroot de kans op fouten, zoals verkeerde berekeningen of ontbrekende gegevens. Ook het bijhouden van btw kan foutgevoelig zijn.
Daarnaast biedt Excel weinig ondersteuning bij wettelijke eisen. Je moet zelf zorgen dat facturen voldoen aan de regels en dat je administratie volledig en correct is.
Boekhoudsoftware: hoe werkt dat?
Boekhoudsoftware is speciaal ontwikkeld om administratie bij te houden. Je voert inkomsten en kosten in, maakt facturen en krijgt automatisch overzicht van btw en resultaten.
Veel boekhoudprogramma’s zijn afgestemd op de Nederlandse regels en helpen bij het structureren van de administratie. Dit kan vooral handig zijn wanneer je administratie groeit.
Voordelen van boekhoudsoftware
Een belangrijk voordeel van boekhoudsoftware is overzicht. Veel berekeningen gebeuren automatisch en de kans op fouten wordt kleiner. Ook wordt vaak duidelijk aangegeven wat je moet doen voor btw-aangifte.
Daarnaast bespaart boekhoudsoftware tijd, vooral bij terugkerende handelingen zoals factureren en kosten invoeren.
Nadelen van boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware brengt kosten met zich mee, meestal in de vorm van een abonnement. Voor zzp’ers met een zeer eenvoudige administratie kunnen deze kosten zwaarder wegen dan de voordelen.
Ook vraagt boekhoudsoftware tijd om te leren. Niet iedere ondernemer vindt het prettig om met nieuwe systemen te werken.
Wanneer is Excel voldoende?
Excel is vaak voldoende als je weinig facturen verstuurt, beperkte kosten hebt en je administratie overzichtelijk blijft. Ook als je het leerzaam vindt om alles zelf bij te houden, kan Excel een bewuste keuze zijn.
Wel is het belangrijk dat je discipline hebt en regelmatig je administratie bijwerkt.
Wanneer is boekhoudsoftware verstandiger?
Boekhoudsoftware wordt verstandiger wanneer je administratie complexer wordt of wanneer je tijd wilt besparen. Ook als je regelmatig btw-aangifte doet of samenwerkt met een boekhouder, kan software prettig zijn.
De keuze hangt af van je situatie en voorkeur. Er is geen verplichting om over te stappen, zolang je administratie klopt.
Afronding
Boekhouden in Excel en werken met boekhoudsoftware hebben beide voor- en nadelen. Wat het beste past bij jou als zzp’er, hangt af van de omvang van je administratie, je budget en je manier van werken. Door bewust te kiezen, voorkom je onnodige kosten of werk.
Dit artikel geeft een algemeen overzicht van de verschillen tussen Excel en boekhoudsoftware. In vervolgartikelen kan dieper worden ingegaan op waar goede boekhoudsoftware aan moet voldoen.
Bronnen en aannames
Dit artikel is gebaseerd op algemene informatie over boekhouden voor zzp’ers en gangbare werkwijzen in Nederland. Wet- en regelgeving kan wijzigen. Controleer bij twijfel altijd actuele informatie of raadpleeg een deskundige.