Een goede administratie is verplicht voor zzp’ers, maar in de praktijk gaat dit regelmatig mis. Zeker starters maken fouten die later kunnen leiden tot extra werk, correcties of zelfs boetes. In dit artikel lees je welke administratiefouten vaak voorkomen en hoe je deze kunt voorkomen.
Geen duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk
Een veelgemaakte fout is het door elkaar gebruiken van privé- en zakelijke uitgaven. Dit maakt de administratie onoverzichtelijk en vergroot de kans op fouten bij btw-aangifte en belastingaangifte.
Door zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden te houden, blijft duidelijk wat bij de onderneming hoort. Dit maakt controle eenvoudiger en voorkomt discussies achteraf.
Bonnetjes en facturen niet goed bewaren
Veel zzp’ers vergeten bonnetjes of bewaren deze onvolledig. Zonder bewijsstukken kunnen kosten niet worden onderbouwd en mogen ze vaak niet worden afgetrokken.
Het is belangrijk om facturen en bonnetjes gestructureerd te bewaren, zowel digitaal als overzichtelijk. Dit geldt ook voor kleine bedragen.
Onjuiste of onvolledige facturen
Facturen die niet voldoen aan de wettelijke eisen kunnen problemen opleveren. Denk aan ontbrekende gegevens zoals factuurnummer, datum of btw-vermelding.
Door standaard een vast factuurformat te gebruiken, verklein je de kans op fouten en zorg je dat facturen voldoen aan de regels.
Btw verkeerd berekenen of vergeten
Een veelvoorkomende fout is het toepassen van een verkeerd btw-tarief of het vergeten om btw te rekenen. Ook wordt btw soms niet goed verwerkt in de administratie.
Door bij het opstellen van facturen en het bijhouden van kosten zorgvuldig te werken, voorkom je dat btw verkeerd wordt aangegeven.
Te laat btw-aangifte doen of betalen
Het te laat indienen van btw-aangifte of het te laat betalen van btw komt vaker voor dan gedacht. Dit kan leiden tot boetes of rente, ook als het om een klein bedrag gaat.
Het helpt om vaste momenten in te plannen voor aangifte en betaling en herinneringen te gebruiken voor deadlines.
Geen overzicht houden over inkomsten en kosten
Zonder overzicht is het lastig om te weten hoe je onderneming ervoor staat. Sommige zzp’ers kijken pas bij de aangifte naar hun cijfers, waardoor verrassingen ontstaan.
Door regelmatig je administratie bij te werken, behoud je inzicht en voorkom je onverwachte belastingaanslagen.
Administratie te lang laten liggen
Administratie opstapelen is een bekende valkuil. Hoe langer je wacht, hoe groter de drempel wordt om te beginnen.
Door wekelijks of maandelijks een vast moment te nemen om je administratie bij te werken, blijft het overzichtelijk en beheersbaar.
Denken dat uitbesteden geen verantwoordelijkheid meer geeft
Sommige zzp’ers denken dat uitbesteden betekent dat zij zelf geen verantwoordelijkheid meer hebben. Dit is niet het geval. Jij blijft als ondernemer verantwoordelijk voor een juiste administratie.
Ook bij uitbesteden is het belangrijk om mee te kijken en vragen te stellen als iets niet duidelijk is.
Afronding
Administratiefouten komen vaak voort uit onoverzichtelijkheid, tijdgebrek of onduidelijkheid over regels. Door structuur aan te brengen en bewust met je administratie om te gaan, kun je veel problemen voorkomen.
Dit artikel geeft een overzicht van veelgemaakte fouten bij zzp’ers. Door deze te herkennen en aan te pakken, leg je een stevige basis voor een correcte administratie.
Bronnen en aannames
Dit artikel is gebaseerd op algemene informatie over administratieverplichtingen voor zzp’ers in Nederland en richtlijnen van de Belastingdienst. Wet- en regelgeving kan wijzigen. Controleer bij twijfel altijd actuele informatie of raadpleeg een deskundige.